Het bestelproces is niet in elk bedrijf even goed geregeld. Dubbele handelingen, onnodig geplaatste bestellingen en gemiste kortingen omdat elke afdeling het wiel opnieuw zelf uit aan het vinden is. Bekende materie?
Sneller altijd beter?
We leven in een maatschappij waarin alles sneller en effectiever kan. Dat is niet in alle gevallen een voordeel, maar zeker wél als we praten over de fasen van het inkoopproces.
Denk er maar eens kritisch over na: Maakt u wel optimaal gebruik van inkoopvoordelen, of zijn de bestellingen misschien helemaal niet zichtbaar omdat niemand deze autoriseert? En over hoeveel bureaus gaan de bestellingen binnen uw organisatie voordat een product daadwerkelijk geleverd en in gebruik genomen wordt?
Waarschijnlijk worden facturen minimaal eenmaal gecontroleerd aan de hand van de inkoop- of pakbon. Of misschien zelfs wel allebei. En dat wordt nog eens bemoeilijkt doordat de factuur vaak veel eerder binnen is dan de pakbon en ontvangsten.
Nieuwe rol voor de administrateur
Deze handmatige handeling is eenvoudig te vervangen door het inzetten van Easy Purchase: software die automatisch de inkooporders en geregistreerde ontvangsten met de binnenkomende facturen vergelijkt.
Zijn er afwijkingen in het aantal stuks of het te betalen bedrag? Dan komt er een seintje richting de administratie. Een administratie die inmiddels tijd overhoudt om andere, meer uitdagende activiteiten te ondernemen, werkzaamheden die anders misschien wel blijven liggen of taken die direct bijdragen aan een positief bedrijfsresultaat.
Je zou kunnen stellen dat er sprake is van een win-win situatie, al vinden we die term eigenlijk te populair. Maar het is uiteindelijk wél zo, omdat er concreet meer ruimte ontstaat voor interessante projecten die de organisatie nóg beter, effectiever en klaar voor de toekomst maken.
Meer weten over Easy Purchase?
We vertellen u graag over de mogelijkheden. Neem contact met ons op via info@easysystems.nl of 0318 648 748.
