Meer inzicht in uw inkoopmanagement

Geen geschatte reserveringen, maar actueel inzicht in de aangegane verplichtingen staat tegenwoordig centraal bij het opleveren van de maandcijfers. Easy Systems biedt een oplossing waarmee de inkopen van uw organisatie digitaal worden aangevraagd en goedgekeurd.

Vervolgens kan de ontvangst worden geregistreerd. Door het vastleggen van de verplichtingen met Easy Purchase, krijgt u vroegtijdig inzicht in uw kosten. Daarnaast kan deze inkoopmanagement tool statistieken opleveren om inkoop optimalisatie door te voeren.

STAPPENPLAN EASY PURCHASE

 

“Easy Purchase heeft geleid tot een betere waarborging. Zo ontvangen wij eigenlijk geen facturen meer die niet vooraf zijn vastgelegd en goedgekeurd.”

SecureLink

 

Uw inkoopproces automatiseren; De voordelen

  • Efficiencyverbetering
    Software voor digitaal inkoopmanagement zorgt ervoor dat inkopers veel sneller kunnen werken. Er is minder personeel en minder tijd nodig om tot hogere kwaliteit te komen.
  • Geen onverwachte kosten meer
    U geeft autorisatie vóórdat een bestelling geplaatst wordt i.p.v. bij ontvangst van de factuur. Zo heeft u altijd inzichtelijk welke kosten u kunt verwachten.
  • Controle over wie er waar en wanneer inkoopt
    Organisaties zonder inkoopmanagement systeem hebben vaak moeite om te controleren wie waar en wanneer inkoopt. Door het gebruik van specifieke inkoop software is dit voorgoed voorbij. Medewerkers kunnen alleen nog inkopen aanvragen via een centraal systeem, wat de inkoopafdeling én het management meer controle en inzicht geeft.
  • Leverancierskortingen
    Eén van de problemen waar veel organisaties met decentrale inkoop tegenaan lopen, is dat medewerkers vaak op verschillende plekken inkopen.Voor de inkoopafdeling is zo’n decentrale manier van inkopen onvoordelig. Hierdoor kan men niet profiteren van afspraken over gunstige leverancierskortingen.
  • Makkelijk te integreren
    Easy Purchase is makkelijk te integreren met onze factuurverwerkingssoftware Easy Invoice.
  • Automatische ordermatching
    Na de inkoop komt de factuur. Het koppelen van de goederenfactuur aan de inkoopaanvraag geeft een bedrijf het beste zicht op de uitgaven én scheelt veel, vaak handmatig, werk.

Easy Purchase Verplichtingenadministratie

Met Easy Purchase kunnen uw medewerkers eenvoudig en snel inkoopaanvragen indienen. U geeft uw goedkeuring vóór de aanschaf van goederen in plaats van achteraf op basis van een factuur. Hierdoor heeft u altijd actueel inzicht in al uw verplichtingen en worden verrassingen in de budgetten en/of uitgaven voorkomen.

Door het beheren en controleren van alle inkoopaanvragen en bestellingen van uw werknemers bespaart u op onnodige uitgaven.

U kunt zelf beslissen welke bevoegdheden u toekent aan welke budgethouder, voor welk onderdeel van de inkoop. Daarnaast geldt dat, wanneer een inkomende factuur overeen komt met het vooraf goedgekeurde bedrag van de inkoopaanvraag, de budgethouder de factuur niet nogmaals hoeft goed te keuren. Dit is immers al gebeurd bij het goedkeuren van de inkooporder.

Koppeling tussen Easy Purchase en Easy Invoice

De facturen van de bestelde goederen moeten natuurlijk ook verwerkt worden. Voor een sluitend proces is het aan te raden Easy Invoice te koppelen aan Easy Purchase. Op deze manier kunnen alle facturen van de bestelde goederen direct via Easy Invoice worden verwerkt. Via ordermatching kunnen de inkoop gerelateerde facturen geautomatiseerd worden.

Wilt u meer weten over onze purchase to pay oplossingen?

Adviesgesprek aanvragen