Automatisering door de ogen van een accountant
Het automatiseren van bijvoorbeeld de factuurverwerking gaat niet over één nacht ijs. Processen in kaart brengen, kosten en baten tegen elkaar...
2 min read
Redactie Easy Systems
21 maart 2023
Ongeveer de helft van de middelgrote bedrijven heeft problemen met onbeheerde indirecte uitgaven. Dat blijkt uit onafhankelijk onderzoek uitgevoerd door DirectResearch onder meer dan 200 Finance- en Inkoopprofessionals. In deze blog vertellen we je meer over de nadelen van onbeheerde indirecte uitgaven en hoeveel bedrijven van plan zijn om dit te verbeteren.
Ieder bedrijf heeft indirecte kosten. Dit zijn uitgaven die niet ‘direct’ invloed hebben op een primair bedrijfsproces of aan een specifiek product, aankoop of afdeling kunnen worden toegewezen. Denk bijvoorbeeld aan energiekosten van je kantoorpand. Alle afdelingen binnen jouw organisatie maken hier gebruik van. Hierdoor is het niet mogelijk om dit direct aan één afdeling toe te wijzen.
Onbeheerde indirecte uitgaven vinden plaats buiten het inkoopproces en het toezicht van de inkoopafdeling. Doordat er geen zicht is op deze uitgaven is het moeilijk om deze uitgaven te controleren. Dit kan ervoor zorgen dat er onnodige uitgaven worden gedaan. Zonder dat er inzicht is waar het geld naartoe gaat.
Voorbeelden van onbeheerde indirecte uitgaven:
Vaak gebeurt dit doordat medewerkers zelf beslissen om een aankoop te doen, zonder toezicht van de inkoopafdeling. Werknemers maken natuurlijk niet opzettelijk fouten. Het kan zijn dat ze het inkoopproces niet begrijpen. Of doordat het lang duurt om iets ‘kleins’ zoals schoonmaakmiddelen te kopen, ondernemen medewerkers zelf maar actie.
Een keer iets kleins kopen kan vaak geen kwaad. Maar als onbeheerde indirecte uitgaven structureel plaatsvinden, dan is dat voor een organisatie niet handig. Wanneer deze uitgaven niet goed worden beheerd, kunnen medewerkers bijvoorbeeld te veel uitgeven aan een nieuwe laptop. Omdat deze niet bij een vaste leverancier waar afspraken mee zijn gemaakt, wordt gekocht. Het negeren van gemaakte afspraken kan ervoor zorgen dat er meer geld uit wordt gegeven dan nodig is.
Ook werkt het gebrek aan controle fraude en verspilling in de hand. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld overbodige of onnodige uitgaven doen. Ook kan er misbruik worden gemaakt door onjuiste declaraties in te dienen. Door bijvoorbeeld persoonlijke uitgaven, die niet gerelateerd zijn aan het werk, te declareren.
Ongeveer de helft van de middelgrote bedrijven heeft problemen met onbeheerde indirecte uitgaven. Opvallend is dat dit probleem binnen het mkb meer leeft dan bij grote bedrijven. Het aandeel dat het eens is met de stelling ‘onbeheerde indirecte uitgaven vormen een probleem in mijn organisatie’ is groter bij middelgrote bedrijven.
Bijna de helft van de mkb’ers vindt namelijk dat onbeheerde indirecte uitgaven een probleem vormen. Terwijl dat bij iets meer dan een kwart van de corporates zo is.
Het goede nieuws is dat de meeste bedrijven dat zelf ook doorhebben en er wat aan proberen te doen. Bij twee derde van de bedrijven krijgt dit vraagstuk gelukkig genoeg aandacht.
Het is duidelijk dat het beheersen van indirecte uitgaven een belangrijk onderwerp is binnen het mkb. Maar ondanks dat er voldoende aandacht lijkt te zijn voor het probleem, wordt deze aandacht nog niet altijd omgezet in concrete actie. Meer dan de helft van de bedrijven heeft namelijk nog geen verbetertraject gestart om het inkoopproces van indirecte uitgaven te optimaliseren.
Bij de helft van de bedrijven waar wel verbetertrajecten lopen, zijn Finance en IT de stakeholders die het meest betrokken zijn. Legal is het minst betrokken van de genoemde stakeholders.
Download dan gratis het volledige trendrapport.
In het rapport lees je meer over:
• Op welke manier facturen en inkooporders tot stand komen
• Hoe het staat met de automatisering van de Finance en Inkoopafdeling
• En in hoeverre lukt het mkb bedrijven om hun facturen op tijd te betalen?
Het automatiseren van bijvoorbeeld de factuurverwerking gaat niet over één nacht ijs. Processen in kaart brengen, kosten en baten tegen elkaar...
Dankzij de digitale transformatie veranderen de verwachtingen die een organisatie heeft van hun financiële afdeling. De financieel manager heeft...
In een serie blogs hebben we toegelicht welke deelprocessen van het purchase to pay proces je zou kunnen automatiseren. Die deelprocessen vormen...