Ongeveer de helft van de middelgrote bedrijven heeft problemen met onbeheerde indirecte uitgaven. Dat blijkt uit onafhankelijk onderzoek uitgevoerd door DirectResearch onder meer dan 200 Finance- en Inkoopprofessionals. In deze blog vertellen we je meer over de nadelen van onbeheerde indirecte uitgaven en hoeveel bedrijven van plan zijn om dit te verbeteren. 

Wat zijn indirecte uitgaven? 

Ieder bedrijf heeft indirecte kosten. Dit zijn uitgaven die niet ‘direct’ invloed hebben op een primair bedrijfsproces of aan een specifiek product, aankoop of afdeling kunnen worden toegewezen. Denk bijvoorbeeld aan energiekosten van je kantoorpand. Alle afdelingen binnen jouw organisatie maken hier gebruik van. Hierdoor is het niet mogelijk om dit direct aan één afdeling toe te wijzen.  

Gebrek aan zichtbaarheid en controle

Onbeheerde indirecte uitgaven vinden plaats buiten het inkoopproces en het toezicht van de inkoopafdeling. Doordat er geen zicht is op deze uitgaven is het moeilijk om deze uitgaven te controleren. Dit kan ervoor zorgen dat er onnodige uitgaven worden gedaan. Zonder dat er inzicht is waar het geld naartoe gaat.  

Voorbeelden van onbeheerde indirecte uitgaven:

• Abonnementen op tijdschriften en online diensten, die medewerkers zonder toestemming kopen.
• Een medewerker die een nieuwe laptopoplader gaat kopen in de winkel.
• Telefoon- en internetkosten die hoger kunnen zijn dan nodig, zonder dat iemand het controleert.
• Facilitaire diensten zoals schoonmaak en onderhoud die worden gedaan zonder inkoopafdeling hierbij te betrekken.  
• Het bestellen van een paar flyers, zonder hier vooraf toestemming voor te vragen.  

Niet met opzet de fout in 

Vaak gebeurt dit doordat medewerkers zelf beslissen om een aankoop te doen, zonder toezicht van de inkoopafdeling. Werknemers maken natuurlijk niet opzettelijk fouten. Het kan zijn dat ze het inkoopproces niet begrijpen. Of doordat het lang duurt om iets ‘kleins’ zoals schoonmaakmiddelen te kopen, ondernemen medewerkers zelf maar actie.  

Onbeheerde indirecte uitgaven kosten geld  

Een keer iets kleins kopen kan vaak geen kwaad. Maar als onbeheerde indirecte uitgaven structureel plaatsvinden, dan is dat voor een organisatie niet handig. Wanneer deze uitgaven niet goed worden beheerd, kunnen medewerkers bijvoorbeeld te veel uitgeven aan een nieuwe laptop. Omdat deze niet bij een vaste leverancier waar afspraken mee zijn gemaakt, wordt gekocht. Het negeren van gemaakte afspraken kan ervoor zorgen dat er meer geld uit wordt gegeven dan nodig is.

Ook werkt het gebrek aan controle fraude en verspilling in de hand. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld overbodige of onnodige uitgaven doen. Ook kan er misbruik worden gemaakt door onjuiste declaraties in te dienen. Door bijvoorbeeld persoonlijke uitgaven, die niet gerelateerd zijn aan het werk, te declareren. 

Het mkb heeft indirecte uitgaven nog niet onder controle 

Ongeveer de helft van de middelgrote bedrijven heeft problemen met onbeheerde indirecte uitgaven. Opvallend is dat dit probleem binnen het mkb meer leeft dan bij grote bedrijven. Het aandeel dat het eens is met de stelling ‘onbeheerde indirecte uitgaven vormen een probleem in mijn organisatie’ is groter bij middelgrote bedrijven.

Bijna de helft van de mkb’ers vindt namelijk dat onbeheerde indirecte uitgaven een probleem vormen. Terwijl dat bij  iets meer dan een kwart van de corporates zo is.
Het goede nieuws is dat de meeste bedrijven dat zelf ook doorhebben en er wat aan proberen te doen. Bij twee derde van de bedrijven krijgt dit vraagstuk gelukkig genoeg aandacht.

Bij meer dan helft van de bedrijven loopt geen verbetertraject  

Het is duidelijk dat het beheersen van indirecte uitgaven een belangrijk onderwerp is binnen het mkb. Maar ondanks dat er voldoende aandacht lijkt te zijn voor het probleem, wordt deze aandacht nog niet altijd omgezet in concrete actie. Meer dan de helft van de bedrijven heeft namelijk nog geen verbetertraject gestart om het inkoopproces van indirecte uitgaven te optimaliseren.

Bij de helft van de bedrijven waar wel verbetertrajecten lopen, zijn Finance en IT de stakeholders die het meest betrokken zijn. Legal is het minst betrokken van de genoemde stakeholders.

Meer weten over de digitale transformatie in het mkb?

Download dan gratis het volledige trendrapport.  

In het rapport lees je meer over:
•    Op welke manier facturen en inkooporders tot stand komen 
•    Hoe het staat met de automatisering van de Finance en Inkoopafdeling 
•    En in hoeverre lukt het mkb bedrijven om hun facturen op tijd te betalen?

Of lees de vorige blog: Gemiste kans? Finance & Inkoop benutten voordelen van automatisering niet volledig