Case Study Bouwbedrijf Peter Peters – MS Dynamics NAV 4PS

Bouwbedrijf Peter Peters is de betrouwbare expert voor de meest uiteenlopende bouwprojecten. Al sinds 1988 maakt deze organisatie projecten tot een groot succes met een volledige service en bouwbegeleiding. Meedenken met de klant en streven naar innovatie en duurzaamheid, dat is waar dit bouwbedrijf voor staat.

Factuurverwerking voor grote en complexe projecten

Als specialist op het gebied van o.a. woningbouw, utiliteitsbouw, onderhoud en renovatie kreeg Bouwbedrijf Peter Peters te maken met steeds grotere en meer complexe projecten. De markt trok aan, hun marktpositie werd groter en er kwam meer personeel. Mooie ontwikkelingen die logischerwijs ook gevolgen hadden op de administratie, die gestaag meegroeide. Deze groei bracht Bouwbedrijf Peter Peters ertoe om te gaan zoeken naar een oplossing om de druk op de administratie te verlichten.

Hans Nelissen, Hoofd Financiële Administratie, vertelt: “De facturen van elk bouwproject werden nog handmatig gecontroleerd. Van elke factuur werd een kopie op het bureau van de betreffende werkvoorbereider/ projectleider gelegd om goed te keuren. Een enorme papierwinkel. Facturen bleven te lang op de bureaus liggen.”

download de case

De facturen werden nog handmatig gecontroleerd. Een enorme papierwinkel.

Besparing van 1 fte door geautomatiseerde factuurverwerking

Hans vervolgt: “We hebben diverse aanbieders gesproken en hadden het beste gevoel bij Easy Systems. We vonden het een sympathieke groep mensen om mee aan de slag te gaan en hun flexibele oplossing sloot goed aan op onze wensen.”

Vooraf is samen met Bouwbedrijf Peter Peters een planning opgesteld. Hierbij zijn de verschillende fases tot en met de ‘go live’ benoemd en ingepland. “Het project is goed verlopen en volgens planning. We hebben zelf veel tijd gestoken in het voortraject en dat had zeker een positief effect op de planning.“

Bouwbedrijf Peter Peters heeft goede resultaten behaald. ”De factuurverwerking gaat nu sneller en efficiënter, precies waar we naar op zoek waren. Ik durf wel te zeggen dat we een mannetje bespaard hebben op onze afdeling.”

Leveranciers beter geïnformeerd

Hans vertelt verder: “De controle van inkoopfacturen gaat nu professioneler en het is ook veel gemakkelijker geworden om dingen op te zoeken. Onze medewerkers kunnen nu zelf zoeken in hun factuurhistorie en dat verlicht de administratie enorm. Eerst moesten collega’s voor iedere vraag bij de administratie zijn. Het is ook eenvoudiger geworden om leveranciers te informeren. Als we nu door een leverancier gebeld worden met vragen, kunnen we in de software moeiteloos bij de betreffende informatie en zijn we in staat snel en optimaal te informeren over de stand van zaken.

Eén van onze doelen was de papierwinkel te reduceren die nog eens verergerd werd door alle kopieën die we moesten maken. Je kunt je voorstellen dat digitale factuurverwerking ons – buiten het feit dat het efficiënter is – een enorme papierberg scheelt en dus ruimtebesparend is.”

Goede prijs/kwaliteitsverhouding

Hans Nelissen is erg tevreden over de samenwerking met Easy Systems. “De prijs/kwaliteitsverhouding is goed en het is een fijne, doeltreffende en vruchtbare samenwerking. Easy Systems heeft goed met ons meegedacht en naar onze wensen geluisterd. Wij zijn tevreden.”

Purchase to pay automatisering, ook iets voor u?

Laat u adviseren!