Case Study D&M Vacuümsystemen – Isah

Factuurverwerking gekoppeld aan Isah met kleine factuuraantallen

D&M Vacuümsystemen is gespecialiseerd in turn-key oplossingen voor complexe (hoog) vacuümsystemen. Deze systemen worden gebruikt in uiteenlopende industrieën zoals licht, semiconductor, ruimtevaart, solar en medische industrie. D&M Vacuümsystemen is in 1992 ontstaan als een spin-off van Philips en heeft zich in 25 jaar ontwikkeld tot een vooraanstaande speler op vacuümgebied op Europees niveau. Op dit moment zijn er zo’n 30 technici werkzaam bij D&M Vacuümsystemen.

download Case study

Gezien de gerealiseerde tijdsbesparing kan de oplossing van Easy Systems zelfs voor kleine organisaties of met lagere factuuraantallen binnen een jaar terugverdiend worden. Coen Driessen, CFO en eigenaar D&M Vacuümsystemen.

Het factuurverwerkingsproces efficiënter inrichten

“D&M Vacuümsystemen is de laatste jaren erg snel gegroeid, daardoor hebben wij de organisatie zowel intern als extern moeten aanpassen om deze groei in goede banen te leiden” vertelt Coen Driessen, CFO en eigenaar van D&M Vacuümsystemen. “Doordat onze organisatie veel prototypes maakt, hebben wij een zeer grote diversiteit aan crediteuren. Alle inkopen zijn project-specifiek waardoor er vrijwel geen seriecomponenten worden ingekocht. Het nadeel hiervan is dat we met inkoop veel tijd kwijt zijn omdat er bij elk project andere componenten bij andere leveranciers worden ingekocht. Eén van onze belangrijkste wensen was het factuurverwerkingsproces efficiënter te maken. We hebben Easy Systems gevraagd om hiervoor een oplossing te zoeken.”

Factuurherkenning en automatisch inboeken

Coen Driessen vervolgt: “Wij wilden graag de facturen verwerken met minder handelingen. Easy Systems kon ons hierbij helpen. Ze zijn één van de weinige leveranciers die een oplossing bieden die aan Isah te koppelen is, een groot voordeel en voor ons de reden om voor hen te kiezen. Met hun oplossing worden facturen herkend door de software en in veel gevallen kunnen de  inkoopfacturen automatisch ingeboekt worden. Dit scheelt heel veel tijd ten opzichte van handmatig inboeken zoals we dat voorheen deden. Het project wat we met Easy Systems zijn aangegaan verliep heel prettig en volgens planning. Een consultant van Easy Systems is een dag bij ons op locatie geweest voor de implementatie en om ons de oplossing uit te leggen, dat was heel fijn.”

De factuurverwerking verloopt veel efficiënter

“D&M Vacuümsystemen is blij met de resultaten. De factuurverwerking verloopt veel efficiënter. Het is heel fijn dat de inkoopfacturen gescand worden. Daardoor kunnen eenvoudig alle facturen – sinds de aanschaf van de oplossing – direct teruggevonden worden. Doordat facturen nu sneller verwerkt kunnen worden, kunnen we onze leveranciers ook sneller betalen. Met een besparing van 0,5 fte is deze oplossing snel terugverdiend.”

Facturatiesoftware voor kleinere factuuraantalen

“De samenwerking met Easy Systems is door de korte lijnen heel prettig. Wij verwerken met 2.500 facturen op jaarbasis relatief weinig facturen. Maar gezien de gerealiseerde tijdsbesparing door de oplossing van Easy Systems is het ook voor kleinere organisaties of kleinere factuuraantallen binnen een jaar terug te verdienen. Ik kan het iedereen aanraden”, zo besluit Coen Driessen.

Purchase to pay automatisering, ook iets voor u?

Laat u adviseren!