“Daarnaast kost een papieren factuur natuurlijk meer geld dan een digitale factuur. Inkoopfacturen werden geprint om te coderen en te accorderen. Naast de kosten aan printer, inkt en papier, is het met grote regelmaat (overbodig) printen vanzelfsprekend van negatieve invloed op het milieu. Een ander aandachtspunt was dat de crediteurenadministratie geen (snel) inzicht in de status van de verwerking van de factuur.”
Factuurverwerkingssoftware inclusief ordermatching
Om deze problemen op te lossen en het inkoopproces te automatiseren was KME op zoek naar een passende oplossing. Een oplossing waarmee ze de effectiviteit en efficiency rondom het inkoopproces van het verwerken van de facturen konden verbeteren. Belangrijke criteria bij het zoeken naar een geschikte oplossing waren:
- Het inbouwen van een betrouwbaardere registratie van de inkoopfacturen, door middel van het invoeren van de juiste (digitale) interne controles;
- Een bewezen interface met SAP;
- Mogelijkheid tot ordermatching.
Easy Systems voldeed aan alle criteria, waardoor KME nu werkt met de factuurverwerkinssoftware Easy Invoice incl. ordermatching. De controller licht toe: “Voor wat betreft de ordermatching, zijn we nu druk bezig om te kijken wat het percentage facturen is dat nog niet automatisch gematcht wordt. Deze mismatches gaan we opvolgen om te kijken of er iets intern of extern verbeterd kan worden om zo het percentage ‘direct match’ nog verder te verhogen.”
Het inkoopproces is enorm versneld
De controller vervolgt: “Alle leveranciers sturen hun facturen nu naar één specifiek e-mailadres. Hierdoor komen de inkoopfacturen direct in Easy Invoice terecht en worden ze middels de workflow ter controle en goedkeuring aangeboden aan de juiste personen. De facturen hoeven dus niet meer geprint en vervolgens handmatig gecodeerd en geaccordeerd te worden. Ook is het inzichtelijker geworden waar een factuur zich bevindt in het proces. Al met al is het proces enorm versneld, waardoor de facturen eerder klaar staan voor betaling.”
Korte communicatielijnen met Easy Systems
“Vanaf het eerste contact met Easy Systems tot aan de assistentie van het Servicecenter liep alles soepel. Wij zijn dan ook erg tevreden. De communicatielijnen zijn kort waardoor er snel geschakeld kan worden. Ook tijdens het implementatietraject werd er goed meegedacht en door een aanpassing in de planning hebben we de geplande go-live datum gehaald.”
Ik raad andere ondernemingen, die overgaan tot een dergelijke implementatie en het beheer van het ERP-systeem niet zelf in handen hebben, aan om tijdig de zaken te regelen voor wat betreft autorisaties e.d. Dit scheelt veel tijd in het implementatietraject.” besluit de Financial controller.
