Besparen op het indienen van declaraties

besparen op indienen van declaraties

Het declaratieproces digitaliseren, hoeveel bespaar je daar nou mee?

Deel 1 – Besparen op het indienen van declaraties

Door het declaratieproces niet meer op papier te doen, maar te digitaliseren bespaar je tijd en kosten. Maar hoeveel kun je dan besparen? Het declaratieproces bestaat uit drie processtromen. Op alle drie die stromen valt te besparen. In een serie blogs bekijken we het proces vanuit de declarant, de manager/budgethouder en de financiële afdeling. In dit blog staat het proces van de declarant centraal: het indienen van declaraties.

Declaratieproces vanuit de declarant

Iedereen die wel eens een declaratie heeft ingediend middels een papieren proces weet dat het heel omslachtig is. Je moet met een papieren formulier invullen, het juiste bonnetje eraan nieten, alles kopiëren voor het geval het zoekraakt en het geheel indienen bij je manager.

Wanneer je te maken hebt met lange projecten in het buitenland, moet je alle declaraties per post naar kantoor sturen, zoals bij Pont Packaging het geval was.

Vaak bewaar je je bonnetjes tot aan het einde van de maand of kwartaal en dan heb je ineens een flinke bulk om in te dienen. Dat kost je veel tijd, want vaak zijn bonnetjes die je al langer bewaard hebt wat moeilijker leesbaar. Laat staan dat je altijd nog weet waar het bonnetje ook alweer precies voor was. Je moet je agenda erbij houden en graaft flink in je geheugen om alles zo goed mogelijk in te vullen. En dan begint het wachten tot je de gemaakte kosten weer vergoed krijgt.

Een weekje later pols je even bij je manager of die er al naar gekeken heeft en zo probeer je de voortgang te monitoren. Hoe langer dat duurt, hoe groter het risico dat je op den duur zelf vergeet dat je die declaratie had ingediend.

Per declaratie kost dit proces de declarant 10 minuten*.

webinar on demand declaratieverwerking

Digitaal declaratie indienen

Hoe anders werkt dit proces als je dit digitaal doet. Als je dan onkosten maakt, maak je direct via een app een foto van de bon, die je dus niet meer hoeft te bewaren. Met behulp van tekstherkenning worden belangrijke gegevens direct afgelezen, waarbij je maar enkele gegevens, zoals de kostenplaats of de juiste grootboekrekening, hoeft aan te vullen. Veel meer hoef je niet te doen.

Per declaratie kost dit proces de declarant 2 minuten**, we hebben het dus over een besparing van gemiddeld 8 minuten per declaratie. Als je inzicht hebt in hoeveel declaraties per jaar ingediend worden, kun je al een schatting maken van de kosten die je op het indienen kan besparen.

Hogere medewerkerstevredenheid

Naast de besparing in tijd kun je ook nog genieten van andere voordelen, zoals een hogere medewerkerstevredenheid. Het declaratieproces verloopt immers een stuk sneller waardoor declaraties ook sneller uitbetaald worden. Digitaal een declaratie indienen neemt daarnaast een grote ergernis weg: de papieren rompslomp.

Door het zó eenvoudig te maken is er geen drempel meer om het direct te doen. Alle informatie zit nog vers in het geheugen en het bonnetje is nog duidelijk leesbaar. Verder geeft een digitaal declaratieproces meer inzicht voor de declarant in wat de status is van de declaratie.

Hoeveel tijd kost je eigen declaratieproces?

Wie meegerekend heeft en de besparingen meetelt die je met accorderen en verwerken kunt realiseren, heeft een goed beeld van de gemiddelde besparing in tijd. Beter nog: ga eens na in je eigen proces hoe lang de doorlooptijd is per deelproces. Vergeet hierin niet mee te nemen hoeveel tijd het kost als een declaratie bewerkt moet worden omdat het niet compleet was of niet correct was.

Declaratiemanagement is onderdeel van het purchase to pay proces. Benieuwd hoe dit hele proces van aankoopaanvraag tot betaling in zijn werk gaat en hoe je dit kunt automatiseren? Download dan onze whitepaper.

*Gebaseerd op online research en de ervaringen van onze klanten.
**Gebaseerd op de ervaringen van gebruikers van onze app.

Purchase to pay automatisering, ook iets voor u?

Laat u adviseren!