Compliant zijn, dat wil toch niemand?

Compliancy

‘Er zijn maar weinig bedrijven die ons zelf vragen hoe ze meer compliant kunnen worden. Terwijl dat in basis wél is wat ze willen, alleen omschrijven ze het anders. Wat ze wél vragen is hoe ze de factuurroutes binnen een bedrijf beter kunnen vastleggen, hoe ze hun accountant en andere instanties meer inzicht kunnen geven en hoe ze ervoor kunnen zorgen dat er geen facturen meer gezocht moeten worden uit een uitgebreid archief’, aldus Maaike.

Eerst zien dan geloven

‘Wanneer je kiest voor het helder vastleggen van informatie in overzichtelijke systemen, dan ontstaat er een rode draad. Een rode draad die richting geeft aan iedereen die met purchase to pay processen te maken heeft binnen jouw organisatie’, aldus Maaike van Roomen, Sales Executive bij Easy Systems. “Hadden we dat maar járen eerder gedaan”, zeggen klanten vaak als onze oplossing in gebruik genomen is. En hoewel de meeste bedrijven starten met één of twee modules, stappen ze al snel over op completering van het verhaal. Wanneer een organisatie merkt welke verbeteringen dergelijke automatisering teweeg brengt, willen ze al snel het complete plaatje.’

Met 5 modules het hele purchase to pay proces compliant

1. Easy Purchase

In deze inkoopmodule wordt alles vastgelegd aan de ‘voorkant’ en vervolgens, nog vóór de inkoop is gedaan, goedgekeurd. Zo mag bijvoorbeeld niet elke collega ‘zomaar’ een nieuwe laptop bestellen, dit wordt aangevraagd en door de juiste persoon – volgens het procuratieschema van de organisatie – goedgekeurd. In een later stadium haal je eenvoudig terug wát er door wie tegen welk bedrag besteld is. En een mooi extraatje: door het totaaloverzicht ontstaan er mogelijkheden tot inkoopvoordeel.

2. Easy Invoice

Bij inzet van deze module verhuizen inkomende facturen van een fysieke map, naar je digitale archief. Een archief waar je overigens alleen toegang tot krijgt als je beschikt over de juiste autorisatie. Vanaf nu zijn álle facturen binnen je bedrijf eenvoudig digitaal vindbaar. Dus óók als de accountant iets wil nakijken! En álles wat er met die factuur gebeurt, wordt keurig vastgelegd, inclusief datum en naam van de behandelaar. Om een voorbeeld te geven: stel een factuur wordt tegengehouden in het proces door een budgethouder, die is dan verplicht een reden op te geven. Wel zo handig om later nog op te kunnen roepen, ook als de betreffende budgethouder uit dienst is. Overigens kan de naam van de budgethouder bij het uit dienst gaan ook omgezet worden naar een nummer. Zo is ook de privacy goed afgedekt.

3. Easy Contract

Door inzet van deze module link je inkoopcontracten eenvoudig aan de bijbehorende facturen. Dat alleen al zorgt voor het in control zijn van je organisatie, omdat kennis uit hoofden en bureaulades gehaald wordt en eenduidig vastgelegd en gekoppeld in het systeem. Tóch prettig als degene die vroeger alles zélf onthield langdurig ziek wordt of de organisatie verlaat. Daarbij worden contracten vóór het afsluiten al intern goedgekeurd, daarmee ben je ervan verzekerd dat er geen onrechtmatige contracten worden afgesloten en verplichtingen worden aangegaan door collega’s die niet voldoende rechten hebben.

4. Easy Expense

Easy Expense automatiseert het complete onkostendeclaratieproces van uw medewerkers. Zo wordt er bijvoorbeeld gecheckt of bonnetjes niet dubbel worden ingediend. Uiteraard is het voor de medewerker zelf gemakkelijk om, bijvoorbeeld onderweg, even snel een foto van de betreffende bon te maken in de bijbehorende app.

5. Easy Exchange

Deze belangrijke module, zeker ook naar de toekomst toe, geeft absoluut veilige toegang tot PEPPOL, het Europese e-facturatienetwerk. Zo horen spookfacturen bijvoorbeeld tot de verleden tijd, omdat je ervan verzekerd bent dat de afzender is wie hij zegt dat hij is. Dit wordt gewaarborgd doordat alléén gecertificeerde organisaties als Easy Systems een organisatie toegang kan geven tot het PEPPOL netwerk, uiteraard ná een grondige controle van alle gegevens.

Compliancy start met bewustwording

‘Of het nu uit het oogpunt van compliancy is of om een andere reden dat er gekeken wordt naar een purchase to pay oplossing mij gaat het vooral om bewustwording rondom dit thema. Hoe je het ook wendt of keert: een goede vastlegging is extreem belangrijk voor álle bedrijven. Het is dus eigenlijk best logisch dat na inzet van de eerste modules al snel de roep om meer volgt. Zélf ervaren hoe de zaken goed werken door slim digitaal te ondernemen, werkt immers beter dan dat wij als bedrijf blijven zeggen hoe prettig het werkt. Rust, dat is het woord dat ik vaak terug hoor, na implementatie van onze software . En dat wil, naast inzicht en controle, denk ik élke organisatie. Groot óf klein’, besluit Maaike.

Purchase to pay automatisering, ook iets voor u?

Laat u adviseren!