De absolute voordelen van een goede rapportage tool

Inzicht in de processen van je organisatie, een serieuze digitaliserings- én efficiencyslag dáár waar het kan. ‘Met een rapportagetool analyseer je snel en gemakkelijk alle data van bijvoorbeeld je financiële proces, één van de belangrijkste processen binnen je organisatie.’

‘Wanneer een bedrijf eenmaal overstapt, van bijvoorbeeld excel of een ander handmatig bijgehouden bestand, naar een geautomatiseerd systeem dan verandert er veel.’ Aan het woord is Hans van der Kolk, Sales Manager bij Easy Systems, specialist voor het optimaliseren van purchase tot pay processen, waar zij slimme, gebruiksvriendelijke software voor ontwikkelen.

‘Na de overstap naar intuïtieve software ontstaat er, naast continu overzicht plots ruimte om te onderzoeken waarom er te laat betaald wordt, waardoor steeds betalingskortingen worden misgelopen. Groot verschil is dat er voortaan vóóraf wordt gecontroleerd in plaats van achteraf gecórrigeerd. En dat is, naast het feit dat dit veel plezieriger werkt, ook nagenoeg altijd kostenbesparend.’

Feitelijk inzicht versus onderbuikgevoel

‘Door inzet van moderne software wordt het mogelijk om heel analytisch naar je data te kijken. Door inzicht in zaken als: waar bevindt zich een factuur, hoe lang is de gemiddelde doorlooptijd per collega, en op welke kostenplaats is een bepaalde factuur geboekt, maak je als ondernemer automatisch (nóg) betere keuzes.

Zo zien we bijvoorbeeld vaak dat er kpi’s worden opgenomen in beoordelingen, voor nog meer inzicht. Essentieel hierbij is overigens wél om vanuit openheid ook naar de mens áchter de cijfers te blijven kijken’, aldus Hans. ‘Zo kan een collega een lange doorlooptijd in de verwerking van zaken hebben, omdat deze man of vrouw vaak de lastige klussen binnen de afdeling oppakt, zoals bijvoorbeeld het behandelen van de facturen die retour gekomen zijn omdat er iets mis mee is.

Door inzet van software wordt dit probleem bij de kern aangepakt en bespaar je direct tijd. Lang verhaal kort: je krijgt inzicht in je proces op basis van feiten. En dat is bij veel bedrijven nog lang niet zo. Natuurlijk is onderbuikgevoel belangrijk voor managers, maar bij de interpretatie van cijfers zou ik er tóch voorzichtig mee zijn’, zegt Hans. ‘

Terug naar je passie…

‘Ik nodig iedereen die denkt te kunnen upgraden binnen de eigen organisatie, een uur van zijn of haar tijd te investeren. Dat verdien je dubbel en dwars terug. Op meerdere fronten. Eigenlijk is het niet zo moeilijk: wanneer je de randzaken zo goed mogelijk hebt ingericht, dan kun je je als financieel professional weer richten op je core business. En om die passie is het uiteindelijk tóch allemaal ooit eens begonnen.’ Nodig ons eens uit voor een goed gesprek. Neem contact met ons op.

Purchase to pay automatisering, ook iets voor u?

Laat u adviseren!