Wat is purchase to pay?

Het proces van aankoopaanvraag tot betaling, en alle tussenliggende handelingen, wordt aangeduid met de term purchase to pay.

Het lijkt zo eenvoudig, een medewerker plaatst een bestelling, de goederen en/of diensten worden geleverd en vervolgens wordt de factuur betaald. De praktijk wijst echter uit dat dit proces veel complexer is. Zo heeft menige organisatie moeite met het optimaal inrichten en automatiseren van dit bedrijfsproces. In het primaire proces is dit vaak nog wel goed ingericht, in het secundaire bedrijfsproces kan dit vaak veel beter.

Bij het purchase to pay proces zijn veel verschillende personen en afdelingen betrokken. De inkoop en finance afdeling liggen voor de hand. Maar ook alle afdelingen waarbinnen personen werken die producten of diensten inkopen en/of facturen moeten controleren en goedkeuren zijn onderdeel van dit proces. Hoe groter het bedrijf, hoe meer mensen betrokken zullen zijn. Dit resulteert vaak in een onoverzichtelijk en tijdrovend proces, waarbij elke menselijke handeling foutgevoelig is.

Meer weten over de mogelijkheden voor uw organisatie?

DOWNLOAD HET STAPPENPLAN

Waarom purchase to pay automatiseren?

Bij veel organisaties verloopt het complete p2p proces, of een onderdeel hiervan, nog handmatig. Bij een kleine organisatie met weinig orders en/of facturen (en maar 1 vestiging) is dit meestal ook geen probleem. Problemen ontstaan vaak als:

  • er meerdere mensen (soms zelfs over meerdere vestigingen) betrokken zijn bij het controle- en/of goedkeuringsproces;
  • als meerdere mensen binnen een organisatie (zonder toestemming) producten of diensten kunnen inkopen;
  • er contracten gesloten worden en niemand precies weet waar en door wie deze beheerd worden of wanneer ze aflopen;
  • als het om wat grotere aantallen facturen per jaar gaat (vanaf +/- 5.000);
  • als inkooporders en facturen handmatig gematcht moeten worden;
  • Etc.

In bovenstaande situaties wordt het proces steeds minder overzichtelijk en is er weinig controle. Facturen raken kwijt, contracten worden automatisch verlengd, er worden inkopen gedaan zonder toestemming vooraf, facturen worden te laat betaald, doordat er bij verschillende leveranciers wordt ingekocht kan er geen inkoopkorting worden bedongen, u heeft geen inzicht in de uitstaande verplichtingen, etc.

Purchase to pay software

Wij bieden een software oplossing voor automatisering van uw gehele purchase to pay proces. Vanaf het centraliseren en vóóraf autoriseren van de inkopen, het matchen van de inkooporders aan de facturen en eventueel het matchen van facturen aan contracten, tot aan de controle, goedkeuring en betaling van de facturen.

Onze P2P oplossing

In onderstaande afbeelding ziet u een illustratie van de verschillende modules die wij bieden binnen het P2P proces en hoe deze, in samenspel met uw ERP / financieel systeem, het complete purchase to pay proces afdekken.

purchase to pay processchema

Het P2P proces

Maar hoe verloopt dit proces nu precies? Ter verduidelijking hebben we het gehele proces, van inkoop tot betaling, in stapjes opgedeeld en schematisch weergegeven:

purchase to pay processchema

Het purchase to pay 5-fasen model

Bij het automatiseren van purchase to pay (P2P) processen kunnen een 5-tal fasen worden onderscheiden. Deze fasen vind u terug in ons 5-fasen model. Hierin wordt duidelijk weergegeven welke verschillende fasen een organisatie kan doorlopen op weg naar een efficiënte en effectieve automatisering van het purchase to pay proces.

Het is onze overtuiging dat de verschillende onderdelen van deze fases niet per se in chronologische volgorde doorlopen hoeven te worden. Dit verschilt per organisatie. Ook de behoefte aan automatisering verschilt per organisatie. De vijfde fase, het complete touchless proces, is hierbij het hoogst haalbare. Dit is echter niet voor iedere organisatie passend of gewenst.

Om duidelijk te krijgen wat mogelijk en wenselijk is binnen uw organisatie, adviseren wij om eerst een inventarisatie te doen van de huidige situatie en kritisch naar de bestaande processen te kijken. Natuurlijk kunnen wij u hierbij van dienst zijn. Mochten er procesverbeteringen mogelijk zijn, dan helpen wij u graag om deze aanpassingen door te voeren en het eindresultaat te vertalen in een nieuwe geautomatiseerde workflow.

Gratis adviesgesprek aanvragen

Fase 1: Het papieren proces

Het complete purchase to pay proces, van inkoop tot de betaling van de facturen, inclusief het gehele controle- en goedkeuringsproces, wordt nog handmatig gedaan. Dit kost vaak veel tijd en is erg foutengevoelig. Dit kan natuurlijk sneller en efficiënter. Een volledig geautomatiseerd touchless proces is voor de meeste organisaties nog ver weg. Toch kan het al op veel punten beter door een relatief geringe inspanning.

Fase 2: Digitale factuurverwerking

De eerste stap in de automatisering van het P2P proces is vaak het digitaliseren van de factuurverwerking. Men begint vaak met dit proces, omdat dit meestal een goed gedocumenteerd proces is (bijvoorbeeld vastgelegd in een procuratieschema), maar ook omdat het relatief eenvoudig te vertalen is naar een factuurverwerkingsprogramma.

Fase 3: Een geautomatiseerd proces

Als de basis is ingericht en er ervaring is opgedaan met de geautomatiseerde factuurafhandeling, kan er een volgende stap naar een papierloos / touchless proces worden ingericht. In dit gedeelte van P2P automatisering wordt dieper ingegaan op drie onderdelen die bijdragen aan verdergaande automatisering van de workflow: contractmatching, ordermatching en het inrichten van een vooraf gedefinieerde workflow voor het automatisch boeken en circuleren van facturen.

Fase 4: Het papierloze proces

De vierde fase die u als organisatie kunt bereiken is het papierloze proces. Dit betekent dat u in het gehele proces geen papieren documenten meer zult aantreffen. In deze fase zijn twee onderdelen te definiëren: Het inkoopgedeelte, ofwel e-procurement, en het compleet automatisch verwerken van elektronische facturen, ofwel Invoice Processing.

Fase 5: Het touchless process

Het touchless process is het hoogst haalbare in het automatiseren van het P2P proces. Hierbij wordt aan alle voorwaarden voldaan om het proces met minimale menselijke interventie te laten verlopen. Hierbij kan de focus volledig op het bijsturen van het proces worden gelegd, dan wel het managen van de uitzonderingen. Door middel van rapportages wordt het proces continu gemonitord en verbeterd.

De voordelen van purchase to pay automatisering

Het automatiseren en stroomlijnen van uw purchase to pay proces leidt tot verbeterde efficiëntie, een verhoging van de productiviteit, het verkleint de kans op fouten en zorgt ervoor dat u real-time inzicht en controle heeft over de geldstromen binnen uw organisatie. Hierdoor bent u in staat snellere en slimmere beslissingen te nemen. Daarnaast verbetert purchase to pay automatisering de compliancy en leidt het tot betere samenwerking tussen de verschillende betrokken afdelingen van uw organisatie.

Aan de inkoopkant bent u in staat om alle inkopen, en dus de uitgaven, te monitoren en controleren. Het automatiseren van de factuurverwerking maakt automatische matching (van inkooporders met bijbehorende facturen) mogelijk, waardoor het gehele proces snel en efficiënt verloopt. Zo kunt u zowel aan de voor- als achterkant kosten en tijd besparen:

  • Grip en controle op de inkopen
    Binnen organisaties worden bestellingen vaak door veel medewerkers van verschillende afdelingen ingekocht en ontbreekt het aan onderlinge afstemming. Bestellingen worden via e-mail of telefonisch geplaatst bij uiteenlopende leveranciers, zonder dat er een gedegen registratie en controle plaatsvindt in een systeem. Met een purchase to pay oplossing leggen alle aanvragen een gestructureerde route af door het systeem. Hierbij is de procesvoortgang altijd inzichtelijk en worden inkopen áltijd gecontroleerd. Er worden geen ongeoorloofde uitgaven meer gedaan. Ook kan ervoor gezorgd worden dat goederen en/of diensten bij de juiste leveranciers, voor de juiste prijs en onder de juiste voorwaarden worden besteld. Zo kunnen ook contractueel vastgelegde afspraken en kortingen optimaal worden benut.
  • Kostenbesparing
    Onderzoek leert dat er gemiddeld € 11,20 per factuur bespaard kan worden door deze geautomatiseerd te verwerken en te matchen. Dit staat gelijk aan een besparing van 64%. Feit is dat het automatiseren van het purchase to pay proces altijd directe kostenbesparingen met zich mee brengt door het reduceren van handmatige activiteiten en fysieke papierstromen. Maar denk bijvoorbeeld ook aan het bedingen van inkoopkortingen door slimmer inkopen.
  • Inzicht in de verplichtingen
    Door het invoeren van een verplichtingenadministratie wordt het zicht op de uitstaande verplichtingen naar voren gehaald. De organisatie behoudt zo een actueel en volledig inzicht in de status van aanvragen, bestellingen, (nog te) ontvangen facturen en de actuele budgetten.
  • Duidelijke procuratie
    Een geautomatiseerd systeem biedt duidelijkheid voor alle betrokkenen en voorkomt onnodige discussies. Het is direct duidelijk welke afspraken er gelden voor het plaatsen van bestellingen en wat ieders rol is in het proces.
  • Ketenintegratie
    Bij het inkopen van goederen en diensten bij leveranciers speelt er meer dan puur de logistieke afhandeling van de transactie. In dat kader wordt er steeds vaker gesproken van ketenintegratie. Door het maken van goede afspraken kan het verwerkingsproces vergaand worden geautomatiseerd, waarmee frustraties en discussies worden voorkomen. Een geautomatiseerd verwerkingsproces, waarbij facturen digitaal of elektronisch worden aangeleverd en automatisch worden gematcht met openstaande orders, leidt direct tot eerdere betaalbaarstelling in uw financiële systeem. Dit biedt voordelen voor beide partijen.
  • Informatie huishouding
    Door het digitaal opslaan en uitwisselen van gegevens raken er geen aanvragen meer uit het zicht, facturen kunnen niet meer zoekraken en bestellingen zijn  direct terug te vinden in het digitale archief. De jaarlijkse accountantscontrole verloopt ook sneller aangezien de complete audit trail direct kan worden geraadpleegd.
  • Duurzaamheid / MVO
    Steeds meer organisaties stellen zichzelf doelen om groener en duurzamer te ondernemen. Het digitaliseren van het P2P proces kan hierin een grote bijdrage leveren door het elimineren van papierstromen, het verminderen van energieverbruik van printers en archiefruimte en het logistieke vervoer van documenten.

Purchase to pay automatisering, ook iets voor u?

Laat u adviseren!