Purchase to pay
Automatiseer uw complete proces

Bent u zich aan het oriënteren op het automatiseren van (onderdelen van) uw purchase to pay proces? Wij helpen u graag!

 

Download de Whitepaper  Download de brochure

Waarom purchase to pay automatiseren?

Bij veel organisaties verloopt het complete purchase to pay (P2P) proces, of een onderdeel hiervan, nog handmatig. Bij een kleine organisatie met weinig orders en/of facturen (en maar 1 vestiging) is dit meestal ook geen probleem. Problemen ontstaan vaak als het proces steeds minder overzichtelijk wordt en er weinig controle is. Denk bijvoorbeeld aan de volgende situaties. 

Meerdere personen

Wanneer er meerdere mensen (en/of meerdere vestigingen) betrokken zijn bij het controle- en goedkeuringsproces.

Goedkeuren

Als meerdere mensen binnen een organisatie (zonder toestemming) producten of diensten kunnen inkopen.

Contractenbeheer

Wanneer er onduidelijkheid is over welke contracten er lopen, waar en door wie deze beheerd worden of wanneer ze aflopen.

Veel facturen

Als een organisatie grotere aantallen facturen per jaar verwerkt (vanaf ongeveer 5.000 inkomende facturen).

Handmatig

Wanneer er nog sprake is van handmatige matching tussen inkooporders en facturen.

Purchase to pay software

Wij bieden een software oplossing voor automatisering van uw gehele purchase to pay proces. Vanaf het centraliseren en vóóraf autoriseren van de inkopen, het matchen van de inkooporders aan de facturen en eventueel het matchen van facturen aan contracten, tot aan de controle, goedkeuring en betaling van de facturen.


Onze P2P oplossing

 

EasySystems_Portfolio

 

In de afbeelding hierboven ziet u een illustratie van de verschillende modules die wij bieden binnen het P2P proces en hoe deze, in samenspel met uw ERP / financieel systeem, het complete purchase to pay proces afdekken.

Download de Brochure

 

Automatiseren van de inkomende factuurverwerking

Verhoog uw efficiëntie én bespaar kosten met het automatiseren van uw factuurverwerking. Creëer meer overzicht en controle en verklein de mogelijkheid tot het maken van fouten. 

Lees meer

Digitale Factuurverwerking-1
 

Uitgaven vooraf autoriseren

Geen geschatte reserveringen, maar actueel inzicht in de aangegane verplichtingen bij het opleveren van de maandcijfers. Met onze software kan een medewerker eenvoudig en snel inkoopaanvragen indienen. Goedkeuring wordt door de juiste persoon verleend vóór de aanschaf van goederen in plaats van achteraf op basis van een factuur. 

Lees meer

Inkoopaanvraag indienen
 

Meer controle en inzicht in al uw lopende contracten

Onze contractmanagement software helpt u om al uw contracten, gedurende de looptijd, eenvoudig en effectief te beheren en bewaken. U bespaart kosten én reduceert risico’s.

Lees meer

Notificatie-melding-web
 

Snel en gemakkelijke declaraties indienen én verwerken

Met onze software  kan een medewerker via een webbrowser of telefoon eenvoudig een declaratie invoeren en de (digitale) bon toevoegen. De declaratie wordt vervolgens digitaal verstuurd naar uw workflow applicatie waar autorisatie plaatsvindt. 

Lees meer

Indienen
 

Een veilig, snel én efficiënt  proces met e-facturatie

Het uitwisselen van e-facturen, zorgt voor een snellere verwerking van gegevens, minder fouten, tijd- en kostenbesparingen en is goed voor het milieu. Meer weten?

Lees meer

E-facturatie-via-PEPPOL-web

Het P2P proces

Maar hoe verloopt dit proces nu precies? Ter verduidelijking hebben we het gehele proces, van inkoop tot betaling, in stapjes opgedeeld en schematisch weergegeven:

Easy-Purchase---Easy-Invoice-proces-schema

Wil je graag meer weten over hoe de implementatie van een dergelijke purchase to pay oplossing nou in zijn werk gaat? Bekijk dan eens ons webinar "De implementatie van een purchase to pay oplossing onder de loep".

Bekijk Webinar on demand

Het purchase to pay 5-fasen model

Bij het automatiseren van purchase to pay (P2P) processen kunnen een 5-tal fasen worden onderscheiden. Deze fasen vind u terug in ons 5-fasen model. Hierin wordt duidelijk weergegeven welke verschillende fasen een organisatie kan doorlopen op weg naar een efficiënte en effectieve automatisering van het purchase to pay proces.

Het is onze overtuiging dat de verschillende onderdelen van deze fases niet per se in chronologische volgorde doorlopen hoeven te worden. Dit verschilt per organisatie. Ook de behoefte aan automatisering verschilt per organisatie. De vijfde fase, het complete touchless proces, is hierbij het hoogst haalbare. Dit is echter niet voor iedere organisatie passend of gewenst.

Om duidelijk te krijgen wat mogelijk en wenselijk is binnen uw organisatie, adviseren wij om eerst een inventarisatie te doen van de huidige situatie en kritisch naar de bestaande processen te kijken. Natuurlijk kunnen wij u hierbij van dienst zijn. Mochten er procesverbeteringen mogelijk zijn, dan helpen wij u graag om deze aanpassingen door te voeren en het eindresultaat te vertalen in een nieuwe geautomatiseerde workflow.

ES fasenmodel - 2019

 

De voordelen van purchase to pay automatisering

Het automatiseren en stroomlijnen van uw purchase to pay proces leidt tot verbeterde efficiëntie, een verhoging van de productiviteit, het verkleint de kans op fouten en zorgt ervoor dat u real-time inzicht en controle heeft over de geldstromen binnen uw organisatie. Hierdoor bent u in staat snellere en slimmere beslissingen te nemen. Daarnaast verbetert purchase to pay automatisering de compliancy en leidt het tot betere samenwerking tussen de verschillende betrokken afdelingen van uw organisatie.

Aan de inkoopkant bent u in staat om alle inkopen, en dus de uitgaven, te monitoren en controleren. Het automatiseren van de factuurverwerking maakt automatische matching (van inkooporders met bijbehorende facturen) mogelijk, waardoor het gehele proces snel en efficiënt verloopt. Zo kunt u zowel aan de voor- als achterkant kosten en tijd besparen:

Wat is purchase to pay?

Het proces van aankoopaanvraag tot betaling, en alle tussenliggende handelingen, wordt aangeduid met de term purchase to pay.

Het lijkt zo eenvoudig, een medewerker plaatst een bestelling, de goederen en/of diensten worden geleverd en vervolgens wordt de factuur betaald. De praktijk wijst echter uit dat dit proces veel complexer is. Zo heeft menig organisatie moeite met het optimaal inrichten en automatiseren van dit bedrijfsproces. In het primaire proces is dit vaak nog wel goed ingericht, in het secundaire bedrijfsproces kan dit vaak veel beter.

Bij het purchase to pay proces zijn veel verschillende personen en afdelingen betrokken. De inkoop en finance afdeling liggen voor de hand. Maar ook alle afdelingen waarbinnen personen werken die producten of diensten inkopen en/of facturen moeten controleren en goedkeuren zijn onderdeel van dit proces. Hoe groter het bedrijf, hoe meer mensen betrokken zullen zijn. Dit resulteert vaak in een onoverzichtelijk en tijdrovend proces, waarbij elke menselijke handeling foutgevoelig is.

Meer weten over de mogelijkheden voor uw organisatie?

Download de Brochure

 

Lees meer over Purchase to Pay