Purchase to pay automatisering

Het lijkt zo eenvoudig, een medewerker plaatst een bestelling, de goederen en/of diensten worden geleverd en vervolgens wordt de factuur betaald. De praktijk wijst uit dat dit proces veel complexer is. Zo heeft menige organisatie moeite met het optimaal inrichten en automatiseren van dit bedrijfsproces. In het primaire proces is dit regelmatig goed ingericht, in het secundaire bedrijfsproces kan dit vaak beter. Dit proces van bestellen tot betalen wordt aangeduid met de term purchase to pay.

Het purchase to pay proces

Bij het automatiseren van purchase to pay processen kunnen een 5-tal fases worden onderscheiden, zoals weergegeven in onderstaand schema. De verschillende onderdelen van deze fases hoeven niet per se in een chronologische volgorde te worden doorlopen. Het schema geeft een beknopt overzicht van de mogelijkheden voor het automatiseren van het purchase to pay proces. In onze P2P brochure wordt iedere fase specifiek toegelicht.

Om duidelijk te krijgen wat mogelijk en wenselijk is binnen uw organisatie, adviseren wij om eerst een inventarisatie te doen van de huidige situatie en kritisch naar de bestaande processen te kijken. Mochten er procesverbeteringen mogelijk zijn, dan helpen wij u graag om deze aanpassingen door te voeren en het eindresultaat te vertalen in een nieuwe geautomatiseerde workflow.

Vraag nu een vrijblijvend adviesgesprek aan: ADVIESGESPREK AANVRAGEN

 

ES 5 fasenmodel

De voordelen van purchase to pay automatisering

Het digitaliseren van document gedreven processen staat bij veel organisaties hoog op de agenda. Hiervan zijn invoice processing en purchase to pay oplossingen de meest belangrijke groeimarkten. Hieronder noemen we een aantal belangrijke voordelen van het automatiseren van het purchase to pay proces.

  • Grip en controle op de inkopen: Binnen organisaties worden bestellingen vaak door veel medewerkers van verschillende afdelingen ingekocht en ontbreekt het aan onderlinge afstemming. Bestellingen worden via e-mail of telefonisch geplaatst bij uiteenlopende leveranciers zonder dat er een gedegen registratie en controle plaatsvindt in een systeem. Met een purchase to pay oplossing leggen alle aanvragen een gestructureerde route af door het systeem. Hierbij is de procesvoortgang altijd inzichtelijk en worden inkopen áltijd gecontroleerd. Zo kan ervoor gezorgd worden dat goederen en/of diensten bij de juiste leveranciers, voor de juiste prijs en onder de juiste voorwaarden worden besteld. Zo kunnen ook contractueel vastgelegde afspraken en kortingen optimaal worden benut.
  • Kostenbesparing: Onderzoek leert dat er gemiddeld € 11,20 per factuur bespaard kan worden door deze geautomatiseerd te verwerken en te matchen. Dit staat gelijk aan een besparing van 64%. Feit is dat het automatiseren van het purchase to pay proces altijd directe kostenbesparingen met zich mee brengt door het reduceren van handmatige activiteiten en fysieke papierstromen.
  • Inzicht in de verplichtingen: Door het invoeren van een verplichtingenadministratie wordt het zicht op de uitstaande verplichtingen naar voren gehaald. De organisatie behoudt zo een actueel en volledig inzicht in de status van aanvragen, bestellingen, (nog te) ontvangen facturen en de actuele budgetten.
  • Informatie huishouding: Door het digitaal opslaan en uitwisselen van gegevens raken er geen aanvragen meer uit het zicht, facturen kunnen niet meer zoekraken en bestellingen zijn  direct terug te vinden in het digitale archief. De jaarlijkse accountantscontrole verloopt ook sneller aangezien de complete audit trail direct kan worden geraadpleegd.
  • Duidelijke procuratie: Een geautomatiseerd systeem biedt duidelijkheid voor alle betrokkenen en voorkomt onnodige discussies. Het is direct duidelijk welke afspraken er gelden voor het plaatsen van bestellingen en wat ieders rol is in het proces.
  • Ketenintegratie: Bij het inkopen van goederen en diensten bij leveranciers speelt er meer dan puur de logistieke afhandeling van de transactie. In dat kader wordt er steeds vaker gesproken van ketenintegratie. Door het maken van goede afspraken kan het verwerkingsproces vergaand worden geautomatiseerd, waarmee frustraties en discussies worden voorkomen. Een geautomatiseerd verwerkingsproces, waarbij facturen digitaal of elektronisch worden aangeleverd en automatisch worden gematcht met openstaande orders, leidt direct tot eerdere betaalbaarstelling in uw financiële systeem. Dit biedt voordelen voor beide partijen.
  • Duurzaamheid / MVO: Steeds meer organisaties stellen zichzelf doelen om groener en duurzamer te ondernemen. Het digitaliseren van het P2P proces kan hierin een grote bijdrage leveren door het elimineren van papierstromen, het verminderen van energieverbruik  printers en archiefruimte) en het logistieke vervoer van documenten.

Implementatie van uw purchase to pay oplossing

Bij implementatie van de Easy purchase to pay oplossing kiest u uiteraard de opbouw, modules en koppelingen die bij uw bedrijfsvoering passen. Op basis van onze brede expertise en ervaring bij een groot aantal diverse organisaties zullen wij u in elke fase van de implementatie steeds met raad en daad bijstaan. Wij zullen al uw wensen inventariseren en op basis daarvan de implementatie verzorgen. Ook na implementatie kunt u op ons rekenen met onze gerichte aftersales.

 

Purchase to pay automatisering, ook iets voor u?

Laat u adviseren!