Hoe goed heeft u de afspraken van uw contracten nu écht in beeld?

digitaal contractbeheer

‘Echt élke financieel professional van een kwaliteitsbedrijf weet inmiddels wel dat je niet meer zonder goed contractbeheer kunt anno nu,’ vertelt Maaike van Roomen, Sales Executive bij Easy Systems. ‘Men loopt immers harde euro’s mis als contracten automatisch verlengd worden omdat ze niet in beeld waren.

En dan heb ik het nog niet eens over de gemiste kansen van opnieuw onderhandelen over de voorwaarden, als er een nieuwe contractperiode in gaat. Want eventuele kortingen loop je natuurlijk mis als je niet in beeld hebt dat een contract van rechtswege opnieuw voor een bepaalde periode loopt.’

Overzicht + controle = directe rust

Realtime inzicht, volledige controle en het automatisch matchen van facturen aan contracten. Het zijn onmisbare zaken vandaag de dag voor bedrijven die serieus aan de bak willen in deze florerende tijden. ‘Hoe je het ook wendt of keert: een contract dat ergens in het bedrijf in een bureaula ligt, mist alle kansen om goed opgepikt te worden. Alleen al daarom bieden we, in combinatie met onze factuurverwerkingsoplossing, digitaal contractbeheer aan.

Het werkt kernachtig en eenvoudig: je voert de relevante gegevens in, zoals opzegtermijnen, einddatums, contactpersonen, indexatiepercentages etc. Vervolgens ontvang je automatisch een alert vanuit het systeem’, aldus Maaike. ‘Bedrijven die dit eenmaal hebben ingeregeld wíllen ook niet meer anders, omdat ze hiermee hun functionele contractbeheer beter op orde hebben.

Bovendien kunnen collega’s die efficiënt vanuit huis werken, direct bij de contracten. En dat wordt toch lastig als de gegevens alleen op papier bij die ene collega op kantoor in de kast staan. Waar ik ook kom: zo ongeveer elk bedrijf herkent zich in bovenstaande materie.’

Contract matching

‘Een ander voordeel is de matching tussen je facturen en je contracten: je stelt zelf eenvoudig in dat, bijvoorbeeld altijd tussen de 25e en de 27e een rekening van de leasemaatschappij ontvangen wordt, eventueel nog met een marge in het gefactureerde bedrag. Vervolgens wordt deze factuur automatisch goedgekeurd. En dat geeft zóveel rust en ruimte merken we uit de reacties van onze klanten, ook omdat er direct minder druk op de budgethouders van het bedrijf ligt.

Sommigen zijn al over, soms stelt men deze contractbeheer-oplossing uit, tótdat men beseft dat het, ondanks de opstarttijd die het kost, wel degelijk direct euro’s oplevert en risico’s vermindert. En dan wil men vaak gísteren al geholpen worden’, lacht Maaike.

Benieuwd?

Even kijken hoe dit voor uw bedrijf werken kan? U leest het hier: kort, krachtig én vrijblijvend.

Purchase to pay automatisering, ook iets voor u?

Laat u adviseren!