Automatisering is niet meer weg te denken uit bedrijfsprocessen. En dat geldt al helemaal voor alles wat te maken heeft met order- en factuurverwerking. Dit goed inregelen biedt niet alleen voordelen voor uw interne bedrijfsvoering, maar is zeker net zo belangrijk voor de relaties met externe partijen zoals accountants, de belastingdienst en leveranciers.
Immers, een goed georganiseerd proces intern straalt naar buiten toe professionaliteit uit. En daar houden accountants nu eenmaal van.
Accountants: overzicht en orde bij uitstek
Neem bijvoorbeeld de accountant, dat is bij uitstek een partij die graag samenwerkt met partijen waar er intern overzicht is. En samenwerkingen waar beide partijen oprecht zin in hebben, verlopen altijd soepeler en succesvoller.
Wanneer het proces van purchase to pay op een goede manier geautomatiseerd is, dan zijn alle facturen altijd en overal te beheren. Bijvoorbeeld via een app op uw mobiele apparaat. Daarnaast is het bekende procuratieschema eenvoudig op te roepen zodat voor de accountant inzichtelijk is wie, waarvoor bevoegd is.
Binnen het purchase to pay proces is volstrekt duidelijk wie wat, wanneer heeft goedgekeurd. Elke actie, elke opmerking en elke zijstap is gelogd in een audittrail. De volledige historie is altijd op te roepen. En dat is niet alleen prettig voor de betrokken accountant, maar ook voor u. Want hoe minder uren uw accountant bezig is met uw boekhouding, hoe lager het te betalen factuurbedrag uiteindelijk is.
Tijd is goud
En dat mes snijdt dan weer aan twee kanten, want deze tijdwinst wordt uiteraard ook intern geboekt. Bijvoorbeeld doordat zoeken in dikke ordners vol papieren administratie definitief verleden tijd is. Mappen die ook nog eens kwetsbaar zijn voor bijvoorbeeld brand en inbraak.
En wat te denken van de telefoontjes die over en weer gaan, op zoek naar die ene collega die natuurlijk net een dag afwezig is. Of.. Wel, u weet vast nog meer voorbeelden. Kortom, de tijd die overblijft is goud waard. Deze kunt u besteden aan andere, meer waardevolle zaken dan het zoeken naar kwijtgeraakte facturen, of het achterhalen van waar een factuur überhaupt is binnen de organisatie.
Meer kwaliteit leveren, een verdiepingsslag binnen het team, een gesprek met uw accountant om te sparren over bijvoorbeeld financieringen? U kiest. Voelt u de energie al borrelen?
Meer weten over dit onderwerp?
In het webinar on demand ‘Verbeter je relaties met behulp van automatisering’ gaat mijn collega Bob dieper in op hoe je interne én externe relaties kunt verbeteren met behulp van automatisering.
Heel veel kijkplezier!
Hans van der Kolk
Sales Manager