- Case Study -

De Jong & Laan - Alure

Besparing van 24 uur per week op centrale administratie

Download case study

factuurverwerking geautomatiseerd case study De Jong & Laan quote1200x627

 

Besparing van 24 uur per week op centrale administratie

Accountantskantoor de Jong & Laan ondersteunt ondernemers in het MKB. Ze bieden vakkundige ondersteuning en deskundig advies waar hun klanten direct mee aan de slag kunnen. Naast accountants en belastingadviseurs, heeft de Jong & Laan ook specialisten op het gebied van personeel & salaris, corporate finance, bedrijfsadvies, detachering, subsidieadvies, pensioenadvies en diverse online diensten.

De overstap naar digitaal werken

Accountantskantoor de Jong & Laan zag een duidelijke meerwaarde in de overstap naar digitale factuurverwerking. “Ook in de accountancy gaat steeds meer digitaal. Aangiften, jaarrekeningen, online boekhouden, etc., en daar gaat de interne organisatie van de Jong & Laan natuurlijk in mee”, vertelt István Donders, Hoofd Administratie bij de Jong & Laan. Daarnaast speelt ook kostenbesparing een belangrijke rol. Door over te stappen op het elektronisch verwerken van de inkomende facturen worden de benodigde fysieke handelingen tot een minimum beperkt.

"Waar een factuur voorheen per post of e-mail binnenkwam, werd geopend of uitgeprint om door de organisatie heen verspreid te worden voor controle en fiattering en tot slot handmatig ingevoerd werd in het boekhoudsysteem, worden deze handelingen nu allemaal elektronisch uitgevoerd."

Totaaloplossing

Dit bespaart de Jong & Laan veel kostbare tijd. “We zochten een efficiëntere manier om facturen te verwerken, gekoppeld aan een digitale workflow voor het interne goedkeuringsproces. Geen facturen meer heen en weer sturen per post of mail, maar één totaaloplossing die deze interne papierstroom vervangt.”

Standaard interface met Alure

Tijdens het keuzeproces heeft de Jong & Laan uitgebreid gekeken naar de verschillende mogelijkheden van de diverse pakketten en welk pakket het beste bij hen paste. “We kozen uiteindelijk voor Easy Invoice omdat deze applicatie op een relatief eenvoudige manier te koppelen was aan ons financiële systeem en een gebruikersvriendelijke indruk gaf. Daarnaast sprak de flexibele oplossing voor de workflow en de no-nonsense instelling van de leverancier ons erg aan.”

Ervaringen tot dusver

"De invoering van Easy Invoice in de organisatie is bijna geruisloos verlopen. Alle facturen en declaraties, of deze nu per post of per mail binnenkomen, worden digitaal verwerkt."

"Bijkomend voordeel is dat iedere medewerker die bij het goedkeuringsproces is betrokken, een eigen archief opbouwt van de door hem/haar gecontroleerde of goedgekeurde facturen. Zo kan men snel een factuur terugzoeken als dit nodig is."

De Jong & Laan verwerkt ca. 12.000 facturen per jaar. De verwerking van de facturen wordt compleet verzorgd door 2 medewerkers van de centrale administratie. De overstap naar Easy Invoice heeft de Jong & Laan een besparing op deze afdeling opgeleverd van maar liefst 24 uur per week.

Gerelateerde content