Het resultaat van automatiseren van het P2P proces bij HITEC Power Protection
HITEC Power Protection ontwikkelt, produceert en levert turn-key Uninteruptible Power Supply (UPS) oplossingen om een ononderbroken, continue en geconditioneerde stroomtoevoer van bedrijfskritische processen te garanderen. HITEC Power Protection opereert vanuit het hoofdkantoor en productiefaciliteit in Almelo, met regionale kantoren en Service Centers in de Verenigde Staten, het Verenigd Koninkrijk, Duitsland, Rusland, Spanje, Maleisië, Taiwan en China.
De wereldwijde dekking van het bedrijf wordt verder versterkt door een netwerk van distributeurs, agenten en vertegenwoordigers die meer dan 500 klanten in de meest veeleisende industrieën ondersteunen. Denk hierbij aan data centers, halfgeleiderindustrie, petrochemie, ziekenhuizen, banken en luchthavens.
In 2016 besloot HITEC Power Protection om het inkoop– en factuurverwerkingsproces te automatiseren.
De noodzaak van automatiseren
Met budgethouders die soms weken aan de andere kant van de wereld zijn, was een papieren factuurverwerkingsproces niet ideaal. Facturen lagen dan al die weken te verstoffen op een bureau om pas verwerkt te worden als de budgethouder weer in Nederland was. Met name door de projectgeoriënteerdheid van de organisatie is het van belang de kosten van de projecten zo snel mogelijk toe te kennen, zodat de Projectmanagers en Servicecontractmanagers de voortgang en het resultaat van hun project in de gaten kunnen houden.
Ook voor Finance was het papieren proces omslachtig. Veel manuele handelingen, met veel papieren documenten. Deze documenten moeten na het boekings- en goedkeuringsproces gearchiveerd worden om vervolgens weer uit de mappen gehaald te worden bij controles en daarna nogmaals te archiveren. Een tijdrovend proces, zeker bij een accountantscontrole wanneer het om meer dan één document gaat. Naast de beoogde tijdsefficiëntie, was er een grote behoefte aan verbeterde controle en overzichtelijkheid.
Onze overwegingen en wensen
Wij maken gebruik van Isah, ons ERP systeem, en wilden daarmee een goede integratie. Waar wij verder rekening mee hebben gehouden, is dat wij vestigingen wereldwijd hebben. Dan moet je toch nadenken of je die in de toekomst ook over wil laten stappen op een geautomatiseerd proces en zo ja, hoe je die wil laten aanhaken. Onze belangrijkste wens was een oplossing voor zowel het inkoop- als het factuurverwerkingsproces. Die combinatie was voor ons het uitgangspunt, samen met een goede integratie met onze bestaande systemen. We wilden een samenhangend proces binnen de verschillende systemen en niet dat deze enkel naast elkaar zouden bestaan.
