Wanneer een medewerker een aanschaf doet voor uw bedrijf moet de bon daarvan opgenomen worden in uw administratie en natuurlijk, het liefst snel, worden uitbetaald. In veel gevallen moet de fysieke bon dan worden ingeleverd en gescand. Lastig, want dit kost vaak veel tijd en er zijn veel handmatige handelingen voor nodig. Kan het sneller en handiger?

Ja, dat kan. Easy Systems ontwikkelde Easy Expense, een softwareoplossing voor geautomatiseerde declaratieverwerking die ideaal te gebruiken is voor het scannen van bonnetjes. Uw medewerker betaalt, scant direct de bon en de onkosten worden digitaal verwerkt en de medewerker wordt snel  uitbetaald. Hoe werkt het?

Eenvoudig bonnetjes scannen

Met Easy Expense scannen uw medewerkers bonnetjes eenvoudig via een app op hun mobiele telefoon. Dit kan op ieder gewenst moment en op iedere plaats. Met de archieffunctie worden de gescande bonnetjes op een centrale plek bewaard, zodat ze ieder moment kunnen worden ingezien. Zo hoeft u nooit meer de originele bonnetjes te bewaren. Dat scheelt veel tijd en papieren rompslomp, voor zowel de werknemers als voor de financiële administratie.

Gescande bonnetjes declareren

Met de app kunnen uw medewerkers bonnetjes scannen en direct online declareren bij de financiële administratie. Medewerkers maken een foto van het bonnetje waarna de benodigde gegevens automatisch van het bonnetje worden afgelezen. Vervolgens dienen zij de declaratie met bijbehorende bonnetje digitaal in. De ingevoerde declaraties kunnen worden gecontroleerd door de verantwoordelijke leidinggevende. Als de gescande bon goedgekeurd is,  wordt het bedrag uitbetaald. Hiermee wordt het gehele proces omtrent digitaal declareren volledig geautomatiseerd.

Bonnetjes scannen met de Easy Expense App

  • Het heen en weer mailen van bonnetjes die ter goedkeuring worden neergelegd, wordt overgenomen door een workflow applicatie.
  • Zodra u Easy Expense gebruikt, heeft u realtime inzicht in uw gescande bonnetjes en de status van ingediende declaraties.
  • Makkelijk in gebruik. Een bon is simpel toegevoegd door middel van een scan of foto.
  • Vijf simpele stappen in online declareren voor het gehele declaratieproces met korte doorlooptijden.

Gratis adviesgesprek

Bent u geïnteresseerd in onze app voor bonnetjes scannen of bent u benieuwd wat Easy Systems voor uw organisatie kan betekenen? Onze adviseurs helpen u hier graag bij.

Plan adviesgesprek