Automatiseer uw declaratieverwerking

Zoals bijna iedere organisatie heeft ook u waarschijnlijk te maken met declaraties van uw medewerkers. Het bijhouden, controleren en verwerken hiervan kost vaak veel tijd. Uw medewerkers voeren hun kosten in (bijvoorbeeld) Excel in, printen het bestand en voegen vervolgens de bonnetjes toe.

Hierna wordt de declaratie voor goedkeuring voorgelegd aan de daarvoor aangewezen persoon, die het document moet ondertekenen. Eenmaal goedgekeurd, moeten de gegevens door weer een andere medewerker in het financiële systeem worden ingevoerd, waarna uiteindelijk de betaling kan worden gedaan.

Herkenbaar? Easy Expense automatiseert het declaratieproces waardoor u tijd, moeite en tot wel 50% kosten bespaart op het verwerken van de declaraties!

GRATIS ADVIESGESPREK AANVRAGEN

Easy Expense – Direct grip op de onkosten

Easy Expense is een web-based applicatie waarin u al uw personeelsdeclaraties digitaal kunt aanmaken, verwerken en controleren. In slechts 2 simpele handelingen kunnen declaraties ingediend worden. Met Easy Expense kan een medewerker via de webbrowser, of via zijn of haar telefoon, eenvoudig een declaratie invoeren en de (digitale) bon toevoegen. Maak een foto van de bon of scan deze in en voeg hem toe aan uw declaratie. Deze declaratie wordt vervolgens digitaal verstuurd naar uw workflow applicatie waar autorisatie plaatsvindt. Easy Expense is volledig geïntegreerd met Easy Invoice, maar kan mogelijk ook aansluiten op uw bestaande workflow software.

Ook creditcard uitgaven kunnen door Easy Expense worden verwerkt. Alle creditcard mutaties worden direct zichtbaar voor de creditcardhouder, die ze vervolgens direct kan voorzien van de benodigde bewijslijst door bonnetjes toe te voegen. Zo wordt de financiële administratie veel werk uit handen genomen en hoeft de creditcardhouder geen tijd te steken in het bewaren en uitzoeken van alle bonnetjes. Een foto maken is voldoende! Zo beschikt hij over alle digitale bonnetjes die hij op elk gewenst moment kan toevoegen.

Een snelle en efficiënte verwerking van de personeelsdeclaraties, waarbij uw medewerkers altijd inzicht hebben in de status van de door hen ingediende declaraties

Benieuwd naar de mogelijkheden van declaratieverwerking?  Neem contact op

Betaal per declaratie

Ook voor organisatie met wat lagere volumes aan declaraties bieden wij een passende oplossing. Easy Expense; Pay per use. Pay per use heeft dezelfde functionaliteit als Easy Expense, maar biedt een ander licentiemodel. Zoals de naam al laat doorschemeren betaalt u voor deze oplossing per declaratie in plaats van per gebruiker. Met name bij de wat lagere volumes is dit een interessante oplossing. U koopt een bepaalt aantal declaraties bij ons in waar u gebruik van kunt maken. Heeft u er meer nodig? Dan stellen we dit voor u bij!

Het proces van declaratieverwerking

Declaratiemanagement proces schema declaratieverwerking met easy systems

De voordelen van Easy Expense

  • Gebruiksvriendelijke invoer van declaraties;
  • Hogere werknemerstevredenheid door snellere uitbetaling;
  • Efficiënter proces met kortere doorlooptijden;
  • Inzicht in het gehele proces;
  • Eenvoudig terugvinden van declaraties middels archieffunctie;
  • Declaratie wordt verwerkt als factuur in uw workflowapplicatie (bijv. Easy Invoice).

Uw declaratieverwerking automatiseren?

Laat u adviseren