Automatiseer uw declaratieverwerking

Zoals bijna iedere organisatie heeft ook u waarschijnlijk te maken met declaraties van uw medewerkers. Het bijhouden, controleren en verwerken hiervan kost vaak veel tijd. Uw medewerkers voeren hun kosten in (bijvoorbeeld) Excel in, printen het bestand en voegen vervolgens de bonnetjes toe.

Hierna wordt de declaratie voor goedkeuring voorgelegd aan de daarvoor aangewezen persoon, die het document moet ondertekenen. Eenmaal goedgekeurd, moeten de gegevens door weer een andere medewerker in het financiële systeem worden ingevoerd, waarna uiteindelijk de betaling kan worden gedaan.

Herkenbaar? Easy Expense automatiseert het declaratieproces waardoor u tijd, moeite en tot wel 50% kosten bespaart op het verwerken van de declaraties!

STAPPENPLAN EASY EXPENSE

 

Declaratiemanagement: De voordelen

  • Gebruiksvriendelijke invoer van declaraties;
  • Hogere werknemerstevredenheid door snellere uitbetaling;
  • Efficiënter proces met kortere doorlooptijden;
  • Inzicht in het gehele proces;
  • Eenvoudig terugvinden van declaraties middels archieffunctie;
  • Declaratie wordt verwerkt als factuur in uw workflowapplicatie (bijv. Easy Invoice).

Easy Expense – Direct grip op de onkosten

Easy Expense is een web-based applicatie waarin u al uw personeelsdeclaraties digitaal kunt aanmaken, verwerken en controleren. In slechts 2 simpele handelingen kunnen declaraties ingediend worden. Met Easy Expense kan een medewerker via zijn of haar telefoon, of de webbrowser, eenvoudig een declaratie invoeren en de (digitale) bon toevoegen. Maak een foto van de bon (of scan deze in) en voeg hem toe aan uw declaratie. Deze declaratie wordt vervolgens digitaal verstuurd naar uw workflow applicatie waar autorisatie plaatsvindt. Easy Expense is volledig geïntegreerd met Easy Invoice, maar kan mogelijk ook aansluiten op uw bestaande workflow software.

De behoefte aan (specifieke) functionaliteit groeit en dat is voor ons de belangrijkste input voor de ontwikkeling van onze oplossingen. Ook op het gebied van declaratieverwerking blijven wij ontwikkelen en nieuwe functionaliteiten toevoegen.

Creditcardregels in Easy Expense

Het is heel eenvoudig om creditcard gegevens in te laden in Easy Expense. Van uw creditcard maatschappij krijgt u alle mutaties van uitgaven en deze mutaties kunt u toevoegen aan Easy Expense voor verdere verwerking.

Betaal per declaratie

Ook voor organisatie met wat lagere volumes aan declaraties bieden wij een passende oplossing. Easy Expense; Pay per use. Pay per use heeft dezelfde functionaliteit als Easy Expense, maar biedt een ander licentiemodel. Zoals de naam al laat doorschemeren betaalt u voor deze oplossing per declaratie in plaats van per gebruiker. Met name bij de wat lagere volumes is dit een interessante oplossing. U koopt een bepaald aantal declaraties bij ons in waar u gebruik van kunt maken. Heeft u er meer nodig? Dan stellen we dit voor u bij!

De gebruiker van de creditcard voert vervolgens zelf de bewijslast in, in de vorm van bonnetjes. in de nieuwe versie is het nu nog gemakkelijker om de bewijslast in te voeren.

Creditcard uitgaven

Ook creditcard uitgaven kunnen door Easy Expense worden verwerkt. Alle creditcard mutaties worden direct zichtbaar voor de creditcardhouder, die ze vervolgens direct kan voorzien van de benodigde bewijslast door bonnetjes toe te voegen. Zo wordt de financiële administratie veel werk uit handen genomen en hoeft de creditcardhouder geen tijd te steken in het bewaren en uitzoeken van alle bonnetjes. Een foto maken is voldoende! Zo beschikt hij over alle digitale bonnetjes die hij op elk gewenst moment kan toevoegen.

Notificaties en reminders bij nieuwe creditcardregels

Voor de eindgebruiker wilden we het zo simpel mogelijk maken de bewijslast in te voeren. Daarom is het mogelijk om in te stellen dat Easy Expense een notificatie per e-mail stuurt zodra nieuwe creditcardregels beschikbaar zijn. De gebruiker weet dan direct dat hij of zij kan inloggen om de bewijslast in te voeren.

Het is tevens mogelijk om reminders in te stellen mocht de gebruiker de bewijslast niet (op tijd) invoeren.

Een snelle en efficiënte verwerking van de personeelsdeclaraties, waarbij uw medewerkers altijd inzicht hebben in de status van de door hen ingediende declaraties.

Meer weten over onze expense oplossing? Neem gerust contact met ons op.

Contact