Contractmanagement:
inzicht in al uw contracten

Of het nu is met leveranciers, klanten of met werknemers, iedere organisatie heeft te maken met contracten. En dit zijn er vaak veel meer dan je denkt. Doordat contracten niet alleen over verschillende afdelingen verspreid zijn, maar er ook veel verschillende mensen verantwoordelijk zijn voor een contract, zijn inzicht en overzicht vaak ver te zoeken. Dit wordt opgelost met onze contractmanagement software.

Bent u klaar met het worstelen in Excel en wilt u meer overzicht, inzicht en gemak? Easy Systems biedt een efficiënte en gebruiksvriendelijke contractmanagement en contractbeheer oplossing.

Voor wie is onze Contractmanagement Software?

Of u nou op zoek bent naar een efficiëntere manier van contracten beheren en managen, een tool om meer controle en inzicht te krijgen over de gemaakte leveranciersafspraken of een stukje risicomanagement, een oplossing die uitblinkt in eenvoud, daar wordt iedereen blij van.

Contractmanagment voor finance

Contractmanagement voor Finance

Meer controle, inzicht en overzicht. Reduceer de financiële risico’s voor uw organisatie!

  • Alle contracten zijn centraal opgeslagen en direct terug te vinden, waardoor de efficiëntie en productiviteit binnen de organisatie wordt vergroot.
  • Pro-actieve meldingen om het vernieuwen of opzeggen van een contract aan te kondigen. Geen ongewenste verlengingen meer met bijbehorende kosten.
  • U weet exact welke maandelijkse contractuele verplichtingen u heeft.
  • U heeft altijd inzicht in wie er wanneer wijzigingen aan heeft gebracht aan een contract(dossier).

Contactmanagement voor inkoop

Contractmanagement voor Inkoop

Meer inzicht en grip op de contractafspraken die u vastgelegd hebt met uw leveranciers.

  • Direct oproepen van contracten behorende bij een bepaalde leverancier of inkoopcontract.
  • Leveranciersvragen snel en makkelijk beantwoorden door duidelijke, transparante en controleerbare vastlegging van contracten.
  • Profiteer van contractafspraken (inkoopkortingen e.d.) door het instellen van notificaties.
  • Realiseer interessante kostenvoordelen door het tussentijds controleren en bijsturen op afgesproken KPI’s.

 

PROBEER NU 14 DAGEN GRATIS!

Contractmanagement voor HR, Sales, Facilitair

Facilitair, Sales of HR

Ook voor deze afdelingen biedt contractmanagement de nodige voordelen.

  • Overzicht en inzicht. Bijvoorbeeld in welke contracten bij een specifieke locatie of vestiging horen.
  • Notificatiemanagement. Pro-actieve  bewaking van belangrijke contractdatums.
  • Contract dossier. Alle documenten gerelateerd aan een specifiek contract (NDA’s, SLA’s, etc) overzichtelijk bij elkaar.
  • E-signing. Bespaar tijd door leveranciers of klanten het contract digitaal te laten ondertekenen.
Contractmanagement Case Study - ROTO

ROTO over contractmanagement software

Worstelen in Excel verleden tijd

Tom van Lindert, financieel directeur van ROTO vertelt over contractmanagement in Excel versus contractmanagement software: “Het overzicht was, mede door het gebruik van Excel, soms onvolledig of gefragmenteerd. Door het inrichten van een contractmanagement systeem wordt dit opgelost. Vooral vanuit management perspectief is het verkrijgen van inzicht en overzicht belangrijk. Andere voordelen liggen in het pro-actievere beheer en de bewaking én dat we door beter inzicht verrassende ontdekkingen doen op kostengebied. Denk bijvoorbeeld aan inzicht in welke contracten wellicht niet meer nodig zijn of elkaar zelfs overlappen.”

NAAR DE CASE STUDY

Contract management software: de voordelen

Steeds meer organisaties ontdekken welke voordelen goed georganiseerd contractmanagement ze biedt. We zetten deze 5 voordelen even voor u op een rijtje:

1. Centraal contractbeheer: alle informatie op 1 plek

Stelt u zich voor: bij elk contact met uw klant of leverancier heeft u alle informatie direct bij de hand. Looptijd, verlengingsmogelijkheden, speciale afspraken enzovoort: alles is anywhere, anytime, anyplace inzichtelijk. Kortom, er ontstaat een compleet overzicht en contracten raken nooit meer kwijt.

2. Nooit meer te laat met opzeggen / verlengen

Voor ieder contract kunt u belangrijke notificaties instellen. Denk bijvoorbeeld aan de uiterste opzegdatum en/of de opzegtermijn. Aan het einde van de contractperiode krijgt u een automatische melding. U bent dan op tijd om op te zeggen of om opnieuw over de voorwaarden van het contract te onderhandelen. Geen enkel contract wordt nog ongezien stilzwijgend verlengd.

3. Autorisatie: duidelijkheid over wie wat mag

Met het toekennen van rechten en rollen weet je precies wie welke informatie ziet, en wie niet. U kunt zelf inrichten wie u toegang wilt verlenen, zodat ze zelf bij alle informatie kunnen die ze nodig hebben. Door alleen geconfronteerd te worden met de contracten en zaken waar je verantwoordelijk voor bent, wordt er efficiënter en veiliger gewerkt en worden er minder snel fouten gemaakt.

4. Digitaal dossier

Bewaar alle relevante bijlagen bij je contract en leg relaties tussen contracten. Denk aan correspondentie, offertes, orderformulieren en opzegbrieven, etc. Zo staat alle relevante informatie bij elkaar en hoef je niet meer te zoeken in e-mail, digitale mappen of zelfs archiefkasten.

5. Contractmanagement bespaart geld

Bij de inrichting van het proces wordt u gedwongen om alle afspraken in uw contracten onder de loep te nemen. Hierdoor worden dubbele kosten voorkomen, maar kunt u ook gaan profiteren van inkoopkortingen door te gaan bestellen via raamovereenkomsten. Daarnaast betekent het instellen van slimme notificaties het einde van automatische contractverlengingen.

Bent u zo ver dat u het contractmanagementproces wilt gaan automatiseren? Wij hebben een checklist voor u opgesteld om u te helpen bij het vinden van een oplossing die past bij de specifieke situatie van uw organisatie.

CHECKLIST VOOR EEN PASSENDE OPLOSSING

Wat is contractmanagement eigenlijk?

Contractmanagement kent meerdere definities. Wij hanteren de volgende definitie:

Het proces waarbij contractafspraken (met klanten of leveranciers) duidelijk, transparant en controleerbaar (centraal) vastgelegd, beheerd én bewaakt worden, met de mogelijkheid hier actief op te sturen.

Contractmanagement is dé manier waarop u professioneel alle contracten binnen uw organisatie (digitaal) beheert en bewaakt en voorkomt dat er waarde ‘weglekt’ uit een contract.

Contracten zijn voor bedrijven de manier om zich te verzekeren van een constante levering van goederen en diensten. Echter: contracten zijn soms ook wel een blok aan het been en een van de belangrijkste kostenposten in uw bedrijf. Zaak dus om hier zorgvuldig mee om te gaan. Contractmanagement kan de oplossing zijn.

Meer weten over de mogelijkheden van contractmanagement? Neem contact met ons op!

Adviesgesprek aanvragen