Duidelijk inzicht in uw contracten

Vergeet u ook weleens uw contracten op tijd op te zeggen, waardoor het betreffende contract automatisch wordt verlengd? Zo mist u de kans om (opnieuw) te onderhandelen over de voorwaarden. En in het geval u het contract had willen opzeggen zit u er weer voor langere tijd aan vast, wat u weer extra geld kan kosten.

Naast het in de gaten houden van de deadlines is het terugvinden van de contracten vaak ook een struikelblok. Had u deze uitgeprint en gearchiveerd, ergens op uw pc opgeslagen of toch aan uw secretaresse in beheer gegeven? In een tijd waar digitalisering de norm is, kan ook het managen van uw contracten niet achterblijven. Easy Systems biedt u een contractmanagement oplossing in de vorm van Easy Contract.

Daarom biedt Easy Systems met Easy Contract een gemakkelijke oplossing voor digitaal contractmanagement.

 

 

Digitaal Contractbeheer

                       Easy Contract

Contract management wordt gemakkelijk en overzichtelijk

Easy Contract is een oplossing die u helpt uw contracten centraal te beheren en u op tijd een seintje geeft wanneer uw contract opgezegd dient te worden of aan verlenging toe is. Het is niet alleen overzichtelijk en gemakkelijk, het levert u ook nog kostenbesparingen op.

Binnen Easy Contract kunt u verschillende gegevens aan het contract koppelen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de looptijd van het contract, de einddatum, de uiterste opzegdatum en/of de opzegtermijn. Daarnaast kunt u het contract aan meerdere medewerkers koppelen, waarmee u zelf bepaalt welke collega’s er toegang krijgen tot een bepaald contract.

Daarnaast is het mogelijk om de bijbehorende facturen of documenten zoals offertes of e-mail correspondentie onder het contract op te slaan.

Automatisch matchen van facturen aan een contract

Easy Contract is een uitbreidingsmodule op Easy Invoice. Hierdoor kunt u, naast het centraal beheren  en monitoren van uw contracten ook gebruik maken van contract matching. Binnenkomende facturen kunnen dan automatisch (of handmatig) gematcht worden aan een betalingsschema van een contract.

Hoe werkt Contract Matching?

Normaal gesproken vindt de verwerking van contractfacturen steeds op dezelfde manier plaats. Daardoor komen deze ook in aanmerking voor een hoge mate van automatisering.

In Easy Contract kunt u een betalingsschema vastleggen waarin staat welke facturen u binnen een bepaalde periode of binnen een bepaald budget verwacht. Easy Contract vergelijkt vervolgens de binnenkomende facturen met het bijbehorende contract en betalingsschema en kan bij een positieve match de factuur direct boeken en betaalbaar stellen.

De mogelijkheid tot het instellen van absolute afwijkingen vergroot de flexibiliteit van het matchingproces. Als de factuur niet matcht zal deze in de status ‘niet gematcht’ worden gezet, waarna de factuur handmatig gematcht en in circulatie gebracht kan worden.

 

Meer weten over de mogelijkheden van Easy Contract? Neem contact met ons op!

Adviesgesprek aanvragen