Contractmanagement Case Study - ROTO

ROTO over contractmanagement software

Worstelen in Excel verleden tijd

Tom van Lindert, financieel directeur van ROTO vertelt over contractmanagement in Excel versus contractmanagement software: “Het overzicht was, mede door het gebruik van Excel, soms onvolledig of gefragmenteerd. Door het inrichten van een contractmanagement systeem wordt dit opgelost. Vooral vanuit management perspectief is het verkrijgen van inzicht en overzicht belangrijk. Andere voordelen liggen in het pro-actievere beheer en de bewaking én dat we door beter inzicht verrassende ontdekkingen doen op kostengebied. Denk bijvoorbeeld aan inzicht in welke contracten wellicht niet meer nodig zijn of elkaar zelfs overlappen.”

NAAR DE CASE STUDY

Contractmanagement: duidelijk inzicht in al uw contracten

Naast het in de gaten houden van de deadlines is het terugvinden van de contracten vaak ook een struikelblok. Had u deze uitgeprint en gearchiveerd, ergens op uw pc opgeslagen of toch aan uw secretaresse in beheer gegeven? In een tijd waar digitalisering de norm is, kan ook het managen van uw contracten niet achterblijven. Easy Systems biedt u een efficiënte en gebruiksvriendelijke contract-management en contractbeheer oplossing.

Contract management software: de voordelen

Steeds meer organisaties ontdekken welke voordelen goed georganiseerd contractmanagement ze biedt. We zetten deze 5 voordelen even voor u op een rijtje:

1. Centraal contractbeheer: alle informatie op 1 plek

Stelt u zich voor: bij elk contact met uw klant of leverancier heeft u alle informatie direct bij de hand. Looptijd, verlengingsmogelijkheden, speciale afspraken enzovoort: alles is anywhere, anytime, anyplace inzichtelijk. Kortom, er ontstaat een compleet overzicht en contracten raken nooit meer kwijt.

2. Nooit meer te laat met opzeggen / verlengen

Voor ieder contract kunt u belangrijke notificaties instellen. Denk bijvoorbeeld aan de uiterste opzegdatum en/of de opzegtermijn. Aan het einde van de contractperiode krijgt u een automatische melding. U bent dan op tijd om op te zeggen of om opnieuw over de voorwaarden van het contract te onderhandelen. Geen enkel contract wordt nog ongezien stilzwijgend verlengd.

3. Autorisatie: duidelijkheid over wie wat mag

Met het toekennen van rechten en rollen weet je precies wie welke informatie ziet, en wie niet. U kunt zelf inrichten wie u toegang wilt verlenen, zodat ze zelf bij alle informatie kunnen die ze nodig hebben. Door alleen geconfronteerd te worden met de contracten en zaken waar je verantwoordelijk voor bent, wordt er efficiënter en veiliger gewerkt en worden er minder snel fouten gemaakt.

4. Digitaal dossier

Bewaar alle relevante bijlagen bij je contract en leg relaties tussen contracten. Denk aan correspondentie, offertes, orderformulieren en opzegbrieven, etc. Zo staat alle relevante informatie bij elkaar en hoef je niet meer te zoeken in e-mail, digitale mappen of zelfs archiefkasten.

5. Contractmanagement bespaart geld

Bij de inrichting van het proces wordt u gedwongen om alle afspraken in uw contracten onder de loep te nemen. Hierdoor worden dubbele kosten voorkomen, maar kunt u ook gaan profiteren van inkoopkortingen door te gaan bestellen via raamovereenkomsten. Daarnaast betekent het instellen van slimme notificaties het einde van automatische contractverlengingen.

Wat is contractmanagement eigenlijk?

Contractmanagement kent meerdere definities. Wij hanteren de volgende definitie:

Het proces waarbij contractafspraken (met klanten of leveranciers) duidelijk, transparant en controleerbaar (centraal) vastgelegd, beheerd én bewaakt worden, met de mogelijkheid hier actief op te sturen.

Contractmanagement is dé manier waarop u professioneel alle contracten binnen uw organisatie (digitaal) beheert en bewaakt en voorkomt dat er waarde ‘weglekt’ uit een contract.

Contracten zijn voor bedrijven de manier om zich te verzekeren van een constante levering van goederen en diensten. Echter: contracten zijn soms ook wel een blok aan het been en een van de belangrijkste kostenposten in uw bedrijf. Zaak dus om hier zorgvuldig mee om te gaan. Contractmanagement kan de oplossing zijn.

Meer weten over de mogelijkheden van contractmanagement? Neem contact met ons op!

Adviesgesprek aanvragen