Contractmanagement en contractbeheer; Duidelijk inzicht in uw contracten

Vergeet u ook weleens uw contracten op tijd op te zeggen, waardoor het betreffende contract automatisch wordt verlengd? Zo mist u de kans om (opnieuw) te onderhandelen over de voorwaarden. En in het geval u het contract had willen opzeggen zit u er weer voor langere tijd aan vast, wat u weer extra geld kan kosten.

Naast het in de gaten houden van de deadlines is het terugvinden van de contracten vaak ook een struikelblok. Had u deze uitgeprint en gearchiveerd, ergens op uw pc opgeslagen of toch aan uw secretaresse in beheer gegeven? In een tijd waar digitalisering de norm is, kan ook het managen van uw contracten niet achterblijven. Easy Systems biedt u een contractmanagement en contractbeheer oplossing in de vorm van Easy Contract.

Daarom biedt Easy Systems met Easy Contract. Gemakkelijke contract management software voor digitaal contractmanagement.

Stappenplan Easy Contract

 

 

Digitaal Contractbeheer

                       Easy Contract

Wat is Contractmanagement?

Contractmanagement kent meerdere definities. Wij hanteren de volgende definitie:

Het proces waarbij de contractafspraken met uw leveranciers duidelijk, transparant en controleerbaar (centraal) vastgelegd én bewaakt worden, en de mogelijkheid hier actief op te sturen.

Contractmanagement is dé manier waarop u professioneel alle contracten binnen uw organisatie (digitaal) beheert en bewaakt. Door middel van contractmanagement vergeet u nooit meer een contract op te zeggen of te verlengen en kunnen inkomende facturen automatisch worden gematcht aan het bijbehorende contract.

Contracten zijn voor bedrijven de manier om zich te verzekeren van een constante levering van goederen en diensten. Echter: contracten zijn soms ook wel een blok aan het been en een van de belangrijkste kostenposten in uw bedrijf. Zaak dus om hier zorgvuldig mee om te gaan. Contractmanagement kan de oplossing zijn.

Contract management software: De voordelen

Steeds meer organisaties ontdekken welke voordelen goed georganiseerd contractmanagement ze biedt. We zetten deze 5 voordelen even voor u op een rijtje:

1. Digitaal contractbeheer: alle informatie altijd en overal beschikbaar

Stelt u zich voor: bij elk contact met uw leverancier heeft u alle informatie direct bij de hand. Looptijd, verlengingsmogelijkheden, speciale afspraken enzovoort: alles is anywhere, anytime, anyplace inzichtelijk. Kortom, er ontstaat een compleet overzicht en contracten raken nooit meer kwijt. En collega’s? Die kunt u toegang verlenen zodat ze zelf bij alle informatie kunnen die ze nodig hebben, dat scheelt uw afdeling weer tijd.

2. Contractautorisatie: duidelijkheid over wie wat mag

Door alleen geconfronteerd te worden met de uitzonderingen en zaken die niet juist zijn, wordt er van de interne organisatie minder tijd gevraagd waardoor deze direct minder wordt belast. Fouten zoals bijvoorbeeld onterechte indexatie, worden sneller geconstateerd.

Bij inrichting van dit proces wordt u gedwongen om de abonnementen en verplichtingen onder de loep te nemen, waardoor dubbele kosten zo vaak worden voorkomen. Bovendien ontvangt u tijdig een notificatie wanneer een contract op het punt staat te verlengen.

3. Contractmatching: automatische koppeling van terugkerende betalingen

Wanneer een nota (bijvoorbeeld van telefonie) elke maand even hoog is, dan hoeft er door inzet van contractmatchingssoftware geen budgethouder meer zijn tijd aan de goedkeuring van de facturen te verspillen. Dit procesdeel wordt overgenomen door de software die binnenkomende facturen automatisch matcht aan het betalingsschema van het contract.

De boeking komt direct op de juiste grootboekrekening terecht en alleen de uitzonderingen hoeven beoordeeld te worden. Dat scheelt tijd, energie én in sommige gevallen ook nog frustratie.

4. Facturatiebewaking

Binnen nagenoeg alle bedrijven worden budgetten afgesproken, zoals bijvoorbeeld met uw marketingafdeling. Stel: zij krijgen een budget van € 500,- per maand toegekend voor het onderhoud van de website. Dit is afgesproken per contract en het contract ID nummer wordt gekoppeld aan dat budget. Wanneer er dan een factuur van € 750,- voor website-onderhoud naar voren komt in het systeem, dan wordt deze volledig automatisch tegengehouden en er wordt een notificatie afgegeven..

5. Contractmanagement bespaart geld

Door alleen te hoeven focussen op de uitzonderingen, dus eigenlijk de facturen die niet overeenkomen met de afspraken in het contract, wordt van de interne organisatie minder tijd gevraagd. Fouten worden sneller geconstateerd, zoals bijvoorbeeld een factuur die niet gepland was of een factuur die hoger uitvalt dan afgesproken.

Bij de inrichting van dit proces wordt u gedwongen om de abonnementen/verplichtingen onder de loep te nemen. Dubbele kosten worden op die manier voorkomen en u krijgt tijdig een notificatie dat een contract op het punt staat automatisch verlengt te worden.

6. Nooit meer te laat met opzeggen / verlengen

Aan ieder contract kunt u belangrijke gegevens koppelen. Denk bijvoorbeeld aan de uiterste opzegdatum en/of de opzegtermijn. Aan het einde van de contractperiode krijgt u een automatische melding. U bent dan op tijd om op te zeggen of om opnieuw over de voorwaarden van het contract te onderhandelen.

Contractmanagement wordt gemakkelijk en overzichtelijk

Easy Contract is een oplossing die u helpt uw contracten centraal te beheren en u op tijd een seintje geeft wanneer uw contract opgezegd dient te worden of aan verlenging toe is. Het is niet alleen overzichtelijk en gemakkelijk, het levert u ook nog kostenbesparingen op.

Binnen Easy Contract kunt u verschillende gegevens aan het contract koppelen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de looptijd van het contract, de einddatum, de uiterste opzegdatum en/of de opzegtermijn. Daarnaast kunt u het contract aan meerdere medewerkers koppelen, waarmee u zelf bepaalt welke collega’s er toegang krijgen tot een bepaald contract.

Daarnaast is het mogelijk om de bijbehorende facturen of documenten zoals offertes of e-mail correspondentie onder het contract op te slaan.

Automatisch matchen van facturen aan een contract

Easy Contract is een uitbreidingsmodule op Easy Invoice. Hierdoor kunt u, naast het centraal beheren en monitoren van uw contracten ook gebruik maken van contract matching. Binnenkomende facturen kunnen dan automatisch (of handmatig) gematcht worden aan een betalingsschema van een contract.

Hoe werkt Contract Matching?

Normaal gesproken vindt de verwerking van contractfacturen steeds op dezelfde manier plaats. Daardoor komen deze ook in aanmerking voor een hoge mate van automatisering.

In Easy Contract kunt u een betalingsschema vastleggen waarin staat welke facturen u binnen een bepaalde periode of binnen een bepaald budget verwacht. Easy Contract vergelijkt vervolgens de binnenkomende facturen met het bijbehorende contract en betalingsschema en kan bij een positieve match de factuur direct boeken en betaalbaar stellen.

De mogelijkheid tot het instellen van absolute afwijkingen vergroot de flexibiliteit van het matchingproces. Als de factuur niet matcht zal deze in de status ‘niet gematcht’ worden gezet, waarna de factuur handmatig gematcht en in circulatie gebracht kan worden.

 

Meer weten over de mogelijkheden van Easy Contract? Neem contact met ons op!

Adviesgesprek aanvragen