Het resultaat van automatiseren van het P2P proces bij HITEC Power Protection

HITEC Power Protection ontwikkelt, produceert en levert turn-key Uninteruptible Power Supply (UPS) oplossingen om een ononderbroken, continue en geconditioneerde stroomtoevoer van bedrijfskritische processen te garanderen. HITEC Power Protection opereert vanuit het hoofdkantoor en productiefaciliteit in Almelo, met regionale kantoren en Service Centers in de Verenigde Staten, het Verenigd Koninkrijk, Duitsland, Rusland, Spanje, Maleisië, Taiwan en China.

De wereldwijde dekking van het bedrijf wordt verder versterkt door een netwerk van distributeurs, agenten en vertegenwoordigers die meer dan 500 klanten in de meest veeleisende industrieën ondersteunen. Denk hierbij aan data centers, halfgeleiderindustrie, petrochemie, ziekenhuizen, banken en luchthavens.

In 2016 besloot HITEC Power Protection om het inkoop– en factuurverwerkingsproces te automatiseren.

Aan het woord is Nicky Klein, Controller bij HITEC Power Protection

case study nicky klein hitec power protection

De noodzaak van automatiseren

Met budgethouders die soms weken aan de andere kant van de wereld zijn, was een papieren factuurverwerkingsproces niet ideaal. Facturen lagen dan al die weken te verstoffen op een bureau om pas verwerkt te worden als de budgethouder weer in Nederland was. Met name door de projectgeoriënteerdheid van de organisatie is het van belang de kosten van de projecten zo snel mogelijk toe te kennen, zodat de Projectmanagers en Servicecontractmanagers de voortgang en het resultaat van hun project in de gaten kunnen houden.

Ook voor Finance was het papieren proces omslachtig. Veel manuele handelingen, met veel papieren documenten. Deze documenten moeten na het boekings- en goedkeuringsproces gearchiveerd worden om vervolgens weer uit de mappen gehaald te worden bij controles en daarna nogmaals te archiveren. Een tijdrovend proces, zeker bij een accountantscontrole wanneer het om meer dan één document gaat. Naast de beoogde tijdsefficiëntie, was er een grote behoefte aan verbeterde controle en overzichtelijkheid.

Onze overwegingen en wensen

Wij maken gebruik van Isah, ons ERP systeem, en wilden daarmee een goede integratie. Waar wij verder rekening mee hebben gehouden, is dat wij vestigingen wereldwijd hebben. Dan moet je toch nadenken of je die in de toekomst ook over wil laten stappen op een geautomatiseerd proces en zo ja, hoe je die wil laten aanhaken. Onze belangrijkste wens was een oplossing voor zowel het inkoop- als het factuurverwerkingsproces. Die combinatie was voor ons het uitgangspunt, samen met een goede integratie met onze bestaande systemen. We wilden een samenhangend proces binnen de verschillende systemen en niet dat deze enkel naast elkaar zouden bestaan.

De vele manuele handelingen hebben plaatsgemaakt voor controlewerkzaamheden en verder optimaliseren van financiële processen.

Het behaalde resultaat van automatiseren

Toen ik in 2016 bij HITEC Power Protection ging werken was één van mijn eerste taken het ondersteunen van de accountantscontrole. Toen heb ik aan den lijve ondervonden hoeveel tijd het opzoeken van documentatie en het tonen van de audit trail in beslag nam. Het werd al tijdens de implementatie en testfase duidelijk dat het verzamelen van alle documenten en de bijbehorende audit trail die de accountant wilde inzien, een stuk efficiënter zou gaan worden.

We hebben een overduidelijke tijdsefficiëntie behaald. Waar voorheen 2 fte volledig aan factuurverwerking besteed werd, is dat nu 0,8 fte. De vrijgekomen tijd wordt besteed aan verbeterprojecten en het werken aan de kwaliteit van processen. Er is nu tijd om daarop te focussen en dat is een mooie winst. Dit heeft het soort werk op de financiële afdeling ook veranderd; de vele manuele handelingen hebben plaatsgemaakt voor controlewerkzaamheden en verder optimaliseren van de financiële processen.

De vervolgstap

Wij hebben nog volop plannen voor de toekomst. Zelf ben ik momenteel bezig met de uitrol van automatisering van deze processen bij onze vestiging in Engeland. Daarbij zijn we ook bezig om andere processen te digitaliseren en automatiseren. Denk aan declaratieverwerking, waarin wij onder andere aan de slag willen met creditcarduitgaven en gedigitaliseerde declaratieverwerking, zodat met name onze medewerkers die veel in het buitenland zijn, eenvoudiger kunnen declareren.

Dit heeft ook als voordeel dat onze kosten sneller toegekend kunnen worden aan de projecten. Naast tijdsefficiëntie voor de medewerker, die sneller zijn declaratie krijgt uitbetaald, levert het ook een verbetering op in de inzichtelijkheid van de resultaten van de projecten.

Zodra Engeland live is met de oplossing voor het inkoop- en factuurverwerkingsproces, gaan we ook kijken naar onze vestigingen in andere landen. Stapsgewijs, want het moet wel behapbaar blijven.

case study hitec power protection

De toekomst voor Finance

Het is heel leuk om verder te kijken en na te denken over wat je in de toekomst nog zou willen bereiken binnen deze financiële processen. Door te automatiseren krijg je de tijd om meer over de toekomst na te denken en verder vooruit kijken. Je hebt er meer tijd voor, maar je hebt ook meer data tot je beschikking.

Data analyse is wat mij betreft echt de volgende stap voor Finance. Data analyseren, terugkijken naar het verleden en daarmee de toekomst verbeteren. Ik denk dat de Financial van de toekomst voornamelijk bezig gaat met data analyses en het verder optimaliseren van financiële processen, maar ook alle andere processen binnen de organisatie. Data, en hoe we hiermee omgaan, is wat mij betreft de toekomst en zal een steeds grotere rol gaan spelen in het succes van een organisatie.

Nicky Klein Controller HITEC Power Protection over het resultaat van automatiseren

 

 

 

 

 

 

 

 

Nicky Klein
Controller HITEC Power Protection

Purchase to pay automatisering, ook iets voor u?

Laat u adviseren!