- Case Study -

HEMIMEX - M-soft

"Investering verdient zich binnen 8 maanden terug"

Download case study

factuurverwerking case study Hemimex quote

 

Investering verdient zich binnen 8 maanden terug

HEMIMEX, specialist in brons, non-ferro metalen en technische kunststoffen, verwerkt gemiddeld 40 facturen per dag met heel veel orderregels per factuur. Het kostte de financiële afdeling, bestaande uit 2 medewerkers, steeds meer tijd om deze handmatig te verwerken. Door het automatiseren van dit proces en de koppeling van de factuurverwerkingssoftware aan het ERP systeem M-Soft, bespaarde HEMIMEX 12 uur per week.

HEMIMEX is opgericht in 1982 en levert haar producten over heel de wereld. De kracht van HEMIMEX zit hem onder andere in het enorm uiteenlopend productarsenaal dat ze op voorraad hebben. Hierdoor kunnen ze direct leveren aan hun klanten. Iets wat in deze branche erg belangrijk kan zijn. Naast een geoptimaliseerd productieproces wilde HEMIMEX ook overige processen, waaronder het financiële proces, optimaliseren.

De uitdaging

Nick van Rossum, interim consultant management en advies: “Toen ik bij HEMIMEX begon, kwam ik al snel in aanraking met het ERP systeem M-Soft. Op dat moment ging alle factuurverwerking nog handmatig en buiten M-Soft om. HEMIMEX was flink gegroeid, waardoor ook het werk op de financiële afdeling was toegenomen. Het verwerken van de inkoopfacturen kostte hierdoor niet alleen veel tijd, maar de mensen van de financiële afdeling kwamen hierdoor ook niet meer aan andere, belangrijker, zaken toe.”

Inkooporderregels handmatig vergelijken

In een gesprek met een andere gebruiker van M-Soft hoorde Nick van Easy Systems. “Zij gebruikten zowel M-Soft als de factuurverwerkingssoftware Easy Invoice, alleen werkten zij op een andere manier dan wij voor ogen hadden. Zij gebruiken de software alleen voor het verwerken van de inkoopfacturen. Ik wilde het ook gebruiken om de facturen te matchen met de inkooporders in M-Soft. Dit was echt heel belangrijk voor ons, aangezien wij facturen hebben met enorm veel regels. Je kunt je voorstellen dat het heel veel tijd kost om voor elke regel op een factuur handmatig de corresponderende order in M-Soft te moeten opzoeken en te vergelijken.”

De koppeling met M-Soft

Ondanks dat er dus al een organisatie was die met beide pakketten werkte, was er nog geen bestaande koppeling tussen M-Soft en Easy Invoice. “Easy Systems is een partij die ERP-onafhankelijk is, dus ik heb toen, samen met hoofd Finance en IT, een afspraak gemaakt voor een software demo. Daarnaast zijn we ook in overleg gegaan met M-Soft voor het realiseren van een koppeling met Easy Systems. Zowel de demo als de kennismaking met Easy Systems hebben wij als erg positief en professioneel ervaren. Gelukkig bleek een koppeling tussen beide systemen mogelijk en zijn we met het project gestart.”

0

facturen per dag

0

uur bespaard per week

0

maanden terugverdientijd

De oplossing

Professionaliteit viel meteen op

“Al vanaf de eerste dag viel mij op hoe ontzettend professioneel Easy Systems te werk ging. Er was direct contact tussen de consultant en een medewerker van onze financiële afdeling. Hierbij werd diverse documentatie, waaronder vragenformulieren, gebruikt die precies in kaart brachten hoe het proces eruit zag en hoe het proces er in de toekomst uit moest zien. Dit was erg verhelderend, dat heb ik, zeker in de IT wereld, wel eens anders gezien.”

"De manier waarop je een dergelijk proces aanvliegt is echt succesbepalend. Er wordt altijd veel geroepen in de IT wereld, maar in de praktijk valt dit dan vaak tegen. Dit was bij Easy Systems echter niet het geval."

 

Werkwijze leverancier is succesbepalend

Nick heeft zelf een IT en ERP achtergrond. Het proces van het automatiseren van de factuurverwerking leek hem op voorhand vrij eenvoudig. “Ik dacht in eerste instantie dat het weinig uitmaakte welke oplossing je kiest, ze doen toch allemaal min of meer hetzelfde. Ik ben me echter steeds meer gaan beseffen dat het ingewikkelder is dan het op voorhand lijkt. Daarbij komt dat ik heb gezien dat de manier waarop je een dergelijk proces aanvliegt echt succesbepalend is. Er wordt altijd veel geroepen in de IT wereld, maar in de praktijk valt dit dan vaak tegen. Dit was bij Easy Systems echter niet het geval. Ik heb ook vrij weinig sturing hoeven geven. De driehoek – Easy Systems, de financiële medewerkers van Hemimex en M-Soft – werkte heel goed samen.

Kwaliteit van de mensen

Op de vraag of hij tevreden terugkijkt op de samenwerking, geeft Nick aan: “Absoluut. Ik zou Easy Systems blindelings aanraden bij elke andere organisatie. Waarom? Het zit hem in het product, dat is veel uitgebreider dan ik in eerste instantie dacht, én in de kwaliteit van de mensen bij Easy Systems. Zowel de salesmedewerkers als consultants kunnen op het niveau van de klant meepraten en zijn in staat dingen snel op te lossen. Daarnaast zijn, door de professionele aanpak en de kwalitatief sterke ondersteunende documenten, ook andere partijen zoals de ERP leverancier, makkelijk te betrekken en zit er weinig ruis op de lijn.”

Ook na implementatie betrokken

“Wat mij verder opviel is dat Easy Systems, ook ná de implementatie, met ons mee bleef denken. Het komt vaak voor dat je niks meer van een leverancier hoort nadat de software geleverd is. Men durft dan vaak niet te vragen ‘hoe gaat het nu echt?’. Easy Systems doet dat wel.

Zo is er bijvoorbeeld nog iemand langs geweest om te kijken hoe we het systeem gebruiken en of er nog zaken zijn waar we tegenaan lopen. Hier zijn weer wat punten uit naar voren gekomen om verder te optimaliseren. Denk bijvoorbeeld aan kleine dingetjes die nog aangepast moeten worden in de software, maar ook dat het vaak gewoon even duurt om alle functionaliteiten te leren kennen. De belangrijkste en meest gebruikte functionaliteiten blijven gelijk goed hangen, maar de rest vergeet je gaandeweg. In een later stadium heb je dan meer tijd en ruimte om de software nog beter te gaan gebruiken en alle mogelijkheden te benutten.”

Easy Invoice heeft HEMIMEX 12 uur per week aan tijdsbesparing opgeleverd. “Hiermee verdient de investering zich binnen 8 maanden terug.”

 

De resultaten

De inschatting vooraf was dat de automatisering van de factuurverwerking HEMIMEX 1 dag tijdswinst op zou leveren. Na een half jaar met Easy Invoice gewerkt te hebben blijkt dit nog 50% hoger uit te vallen.

Voordat HEMIMEX het factuurverwerkingsproces ging automatiseren had men natuurlijk bepaalde verwachtingen over de voordelen die dit met zich mee zou brengen. Nick vertelt: “HEMIMEX heeft 2 volle fte werkzaam op de financiële afdeling. Ik had berekend dat we in totaal 1 dag (8 uur) per week zouden kunnen besparen met het automatiseren van de factuurverwerking. Achteraf bleek dit 12 uur te zijn en hebben we dus 50% meer kunnen besparen dan verwacht. Dit is natuurlijk een super resultaat en hiermee verdient de investering zich binnen 8 maanden terug.”

Naast de uren die er nu bespaard worden op de verwerking van de facturen, zijn er ook op andere gebieden voordelen behaald. “Het klinkt cliché, maar ook de vermindering in papier heeft me positief verrast. Het hele proces gaat nu eigenlijk zonder papier, maar er wordt bijvoorbeeld ook veel minder geprint. Alles wordt digitaal opgeslagen en is hierdoor gemakkelijk beschikbaar. Ook voor mensen die zijdelings betrokken zijn bij dit proces is dit handig. Niemand hoeft meer door fysieke mappen te bladeren op zoek naar een bepaalde factuur.”

Tips

Over de vraag of Nick nog tips voor ons heeft om het een volgende keer nóg beter te doen moet hij even nadenken. “Dat is lastig. Als ik dan iets zou moeten noemen dan was het ‘het schaduwtesten’. Sommige situaties hebben we niet in de testperiode kunnen testen en kwamen dus tijdens productie pas naar voren. Mede doordat de financiële afdeling toch al overbelast was, leidde dit soms tot wat irritatie en moest het systeem zich echt bewijzen. Toen we echter door deze eerste periode heen waren was iedereen erg enthousiast. En zoals ik al zei kunnen de medewerkers van de financiële administratie zich nu veel meer bezighouden met andere, leukere, werkzaamheden dan het handmatig inkloppen en vergelijken van factuurregels.”

Gerelateerde content