Eindelijk duidelijkheid over het bewaren van papier in dit digitale tijdperk

bewaren papieren facturen

Het is sinds jaar en dag een regelmatig terugkerend gespreksonderwerp: de wettelijke bewaarplicht van facturen. Steeds vaker ontvangen we facturen en aanverwante documenten digitaal of elektronisch. Maar we zijn nog niet helemaal van onze papieren versies af. En dan rijst natuurlijk de vraag: wat doen we met het papier als we onze processen voortaan volledig digitaal afhandelen?

Tijd voor duidelijkheid…

Zó zit het precies

Dat het juist bewaren van gegevens belangrijk is weet u natuurlijk wel. Niet alleen vanuit de wens om zelf overzicht te hebben (én te houden) en om goed en snel door controles van bijvoorbeeld de Belastingdienst te komen, maar – nog belangrijker – ook om aan de regels te voldoen.

De basisregel is dat de facturen worden bewaard in de vorm waarin u ze hebt verstuurd of ontvangen. Digitale facturen drukt u dus niet af, maar slaat u digitaal op. Deze regel geldt overigens voor álle facturen die u verstuurt of ontvangt, dus ook alle declaraties zoals die lunch met uw zakenrelatie.

Wilt u digitaliseren dan mogen papieren bonnen en facturen gescand worden en vervolgens digitaal bewaard mits u aan de gestelde voorwaarden voldoet. Let er dus op dat u bij het overzetten van gegevens van bijvoorbeeld papier naar digitaal aan deze voorwaarden voldoet:

  • U zet alle gegevens inhoudelijk juist over en de gegevensdrager is de hele bewaartermijn beschikbaar.
  • U kunt de geconverteerde gegevens binnen redelijke termijn (re)produceren en leesbaar maken én u zorgt ervoor dat een controle binnen eveneens redelijke tijd kan worden uitgevoerd.
  • Tot slot bewaart u de uitkomsten van interne controles die gedaan worden rondom bovenstaande voorwaarden.

Papier dan maar vernietigen?

Papieren bonnen en facturen mogen gescand worden en vervolgens digitaal bewaard, mits er sprake is van een juiste én volledige weergave van het origineel. Het is hierbij zeer belangrijk dat de oorspronkelijkheid (authenticiteit van de herkomst) en de inhoud van de gegevens (integriteit van de inhoud) juist zijn, want dit kan bij de conversie (het omzetten) van een factuur immers verloren gaan. Denk bijvoorbeeld aan een watermerk in een document.

Wanneer dit het geval is dan moeten de getroffen beheersmaatregelen, samen met bijvoorbeeld de scan, de gewenste zekerheid geven over de authenticiteit van een document. Zo moet van een factuur bijvoorbeeld duidelijk zijn dat deze inderdaad van de op de factuur genoemde partij afkomstig is. Ook mag de factuur op geen enkele manier te veranderen zijn.

Wij raden u aan om altijd even te checken wat uw lokale belastingkantoor van u verwacht. Soms kunnen we het met elkaar gewoon wél leuker en makkelijker maken…

Hoe nu verder?

U heeft net gelezen dat het overstappen op een digitale administratie geen probleem hoeft te zijn, mits u controleerbaar aan de gestelde voorwaarden voldoet. Dan hoeft u de originele facturen en bonnetjes niet te bewaren en kunt u volstaan met het bewaren van uw digitale administratie.

Uiteraard is onze software helemaal compliant en direct inzetbaar voor dit doel. Een scheve scan wordt bijvoorbeeld afgekeurd, want die komt niet meer overeen met het origineel. Eigenlijk valt te stellen dat u met onze software, mits u onze software gebruikt zoals bedoeld, voldoet u aan de eisen.

Dit vraagt geen extra inspanning van u, wij zorgen hier standaard voor binnen onze implementaties. Facturen worden onbewerkt opgenomen in het archief en zijn eenvoudig terug te vinden. Zo kunt u snel de gewenste facturen ter beschikking stellen bij een belastingcontrole. Of, en dat is misschien een beetje vooruitstrevend: wat dacht u van een kleiner pand, omdat u meters (dure) archiefruimte bespaart, of juist bij groei van de organisatie de beschikbare kantoorruimte efficiënter inricht?!

Purchase to pay automatisering, ook iets voor u?

Laat u adviseren!