Hoe u facturen ook ontvangt: digitaal (als pdf) of op papier: u wilt zo min mogelijk tijd kwijt zijn met het handmatig overtikken van bedragen en gegevens.

Wanneer u slechts enkele facturen per maand ontvangt, is het werk te overzien. Maar wanneer het gaat om vele tientallen facturen, dan loont het al snel de moeite om na te denken over OCR software.

Wat is OCR software?

OCR software (Optical Character Recognition) is software die cijfers, letters en leestekens uit facturen automatisch kan uitlezen en vervolgens doorzet naar uw factuurverwerkingssysteem. Dit geldt zowel voor facturen die digitaal (bijvoorbeeld als pdf per e-mail) binnenkomen, als om papieren facturen die u handmatig scant met een scanapparaat. De klantgegevens en de bijbehorende bedragen worden automatisch ingevuld en op die manier gemakkelijk verwerkt. OCR staat in de volksmond daarom ook wel bekend als ‘Scan en herken’-software.

Hoe werkt OCR software?

  1. Facturen worden gescand, bij papieren facturen wordt dit handmatig gedaan, andere facturen worden automatisch gescand vanuit een e-mailbox.
  2. De gegevens op de facturen worden na het scannen uitgelezen en herkend door de OCR software.
  3. De facturen worden vervolgens eenvoudig doorgezet naar Easy Invoice voor verdere verwerking.

Meer weten? Volg ons webinar over factuurverwerking en de rol van OCR.    BEKIJK WEBINAR

De voordelen van OCR software

Het gebruik van OCR-software in uw factuurverwerkingsproces levert u een aantal voordelen op. Namelijk:

  • Handmatig overtypen is verleden tijd
    Doordat de OCR software alle teksten, tekens en cijfers herkent, hoeft een administratief medewerker geen teksten meer handmatig over te typen. U kunt dus sneller en efficiënter werken.
  • Minder foutgevoelig
    Bij het overtypen van factuurgegevens kan het nog wel eens voorkomen dat er een nulletje te veel of te weinig wordt overgenomen. OCR zorgt ervoor dat alle factuurinformatie nauwkeurig wordt overgezet.
  • OCR werkt tijdsbesparend
    U hoeft geen enkele factuur meer over te typen en de kans op fouten is kleiner, waardoor u tijd overhoudt voor andere (belangrijke) werkzaamheden.

 

Hoeveel bespaart u met OCR software?

Onze OCR software wordt geleverd in combinatie met Easy Invoice. Dit programma neemt u niet alleen het inboeken van facturen uit handen, maar ontzorgt u in het totale factuurverwerkingsproces.

U kunt zelf uitrekenen wat u kunt besparen met de implementatie van onze software. Kijk snel op onze besparingscalculator.