Hoe u facturen ook ontvangt: digitaal (als pdf) of op papier: u wilt zo min mogelijk tijd kwijt zijn met het handmatig overtikken van bedragen en gegevens.

Wanneer u slechts enkele facturen per maand ontvangt, is het werk te overzien. Maar wanneer het gaat om vele tientallen of zelfs honderden of duizenden facturen, dan loont het al snel de moeite om na te denken over OCR software of e-facturatie. Lees hier mee over de voordelen van e-facturatie.

Wat is OCR software?

OCR software (Optical Character Recognition) is software die cijfers, letters en leestekens uit facturen automatisch kan uitlezen en vervolgens doorzet naar uw factuurverwerkingssysteem. Dit geldt zowel voor facturen die digitaal (bijvoorbeeld als pdf per e-mail) binnenkomen, als om papieren facturen die u handmatig scant met een scanapparaat. De klantgegevens en de bijbehorende bedragen worden automatisch ingevuld en op die manier gemakkelijk verwerkt. OCR staat in de volksmond daarom ook wel bekend als ‘Scan en herken’-software.

Meer weten? Bekijk ons webinar over factuurverwerking en de rol van OCR.   BEKIJK WEBINAR

OCR software; Wat zijn de voordelen?

Het gebruik van OCR-software in uw factuurverwerkingsproces levert u een aantal voordelen op. Namelijk:

  • Handmatig overtypen is verleden tijd
    Doordat de OCR software alle teksten, tekens en cijfers herkent, hoeft een administratief medewerker geen teksten meer handmatig over te typen. U kunt dus sneller en efficiënter werken.
  • Minder foutgevoelig
    Bij het overtypen van factuurgegevens kan het nog wel eens voorkomen dat er een nulletje te veel of te weinig wordt overgenomen. OCR zorgt ervoor dat alle factuurinformatie nauwkeurig wordt overgezet.
  • OCR werkt tijdsbesparend
    U hoeft geen enkele factuur meer over te typen en de kans op fouten is kleiner, waardoor u tijd overhoudt voor andere (belangrijke) werkzaamheden.

OCR en Scannen; Het proces

Stap 1

Facturen worden gescand, bij papieren facturen wordt dit handmatig gedaan, andere facturen worden automatisch gescand vanuit een e-mailbox.

Stap 2

De gegevens op de facturen worden na het scannen uitgelezen en herkend door de OCR software.

Stap 3

De facturen worden vervolgens eenvoudig doorgezet naar Easy Invoice voor verdere verwerking.

OCR programma en factuurverwerking

Geautomatiseerde factuurverwerking begint met goede factuurinput. Er is niet één manier om goede input te krijgen en u hoeft ook niet één manier te kiezen. De meest besproken vorm op dit moment is e-facturatie.

Zijn uw leveranciers daar nog niet (allemaal) aan toe, of staat dit in uw organisatie nog in de kinderschoenen, dan zijn papieren facturen per post en pdf facturen per e-mail ook uitstekend te verwerken tot input waarmee u geautomatiseerd uw facturen kunt verwerken. Hiervoor heeft u goede scan- en herkensoftware nodig om uw pdf facturen te ‘vertalen’.

Maar een pdf factuur is toch al digitaal?

Digitaal is een breed begrip. Inderdaad is pdf een digitaal bestand, maar voor ht automatisch verwerken van facturen in bijvoorbeeld Easy Invoice, zijn de gegevens die er op staan te vergelijken met een papieren factuur. In originele vorm kan er nog vrij weinig mee gedaan worden.

Om met pdf facturen de factuurverwerking te automatiseren heeft u een OCR tool nodig. Zonder een OCR oplossing kunt u niet anders dan de gegevens van de factuur over te typen voor verdere verwerking. Een arbeidsintensieve en foutgevoelige klus.

Onze OCR oplossing; Easy Recognition

Easy Recognition is de OCR softwareoplossing van Easy Systems waarbij u drie opties heeft. U kiest of u scanning en herkenning volledig wilt uitbesteden of (delen van) het proces in eigen beheer houdt.

On-premise 

Volledig in eigen beheer

Deze oplossing wordt bij u op locatie geïnstalleerd. Scannen, herkennen en valideren doet u zelf en vindt plaats bij u op locatie. Dit proces heeft u volledig in eigen beheer.

Cloud

Het proces heeft u in eigen beheer.

Papieren facturen scant u zelf. De herkenning vind plaats in de cloud en dit wordt automatisch aangeboden aan Easy Invoice. Bij deze optie houdt u het scannen en valideren in eigen beheer.

As a service 

(Delen van) het proces uitbesteed

U besteedt het scan- herken- en validatieproces uit. U ontvangt geen facturen meer – op papier of als pdf – die nemen wij voor u aan. Het scannen, herkennen en valideren nemen wij volledig van u over.