Case Study Morssinkhof Groep - Microsoft Dynamics AX

Besparing van 2 fte door automatiseren factuurverwerking

De Morssinkhof Groep is producent van betonnen bestratingsmaterialen en leverancier van straatbakstenen en gevelstenen. Ze bieden daarnaast een uitgebreid assortiment sierbestrating voor de tuinmarkt. Naast productie- en handelsactiviteiten biedt de Morssinkhof Groep diensten op het gebied van city styling en tuinontwerp. Hiermee richten ze zich op landschapsarchitecten, stedenbouwkundigen en projectontwikkelaars.

Download PDF

De overstap naar digitaal werken

Tot 2013 was het factuurverwerkingsproces een volledig papieren proces bij de Morssinkhof Groep. Die manier van werken bracht de groeiende organisatie steeds meer ongemak. De meerwaarde voor de overstap naar geautomatiseerde factuurverwerking was duidelijk: gemak en overzicht. Geert Morssinkhof, product/proces engineer bij Morssinkhof Groep: “Het proces wat we toen hadden was te omslachtig voor onze groeiende organisatie. Met verschillende locaties was het lastig beheersbaar en onoverzichtelijk. We wilden minder papier en vooral geen gedoe meer met printen en scannen van facturen. Door dit proces te automatiseren zou voor ons de goedkeuringsstroom een stuk eenvoudiger worden en zou het veel gemakkelijker zijn om facturen terug te vinden in een digitaal archief.”

Heldere uitleg en reële prijs

Morssinkhof vervolgt:

De standaard oplossing die MS Dynamics AX bood was voor ons niet goed genoeg én te duur. Voor ons was de aansluiting op ons ERP-systeem dan ook een heel belangrijk selectiecriterium. Daarnaast hebben wij relatief weinig (10.000) facturen per jaar, waar we een passende oplossing voor wilden tegen een goede prijs. Easy Systems gaf een heldere uitleg van wat we precies konden verwachten en bood, in tegenstelling tot de concurrenten, een reële prijs. Dat alles bij elkaar gaf voor ons de doorslag om met Easy Systems in zee te gaan.

Eenvoud en overzicht

De Morssinkhof Groep merkt duidelijk de voordelen. Het proces is veel eenvoudiger geworden. PDF facturen hoeven niet meer geprint te worden en papieren facturen worden digitaal gemaakt. Momenteel komt ongeveer de helft van de facturen binnen als PDF en de andere helft op papier. “Dit is in een tijdsbestek van slechts 3 jaar gebeurd. voor die tijd kwam alles nog op papier binnen. Het is naar mijn mening dan ook een reële verwachting dat we over drie jaar op 50% XML facturen en 50% PDF facturen zitten, wat ons nog meer voordelen op zal leveren. XML facturen worden nu nog niet heel veel gebruikt. Een aantal leveranciers doet dit al wel, wat echt geweldig werkt. Dit zorgt er namelijk voor dat er zo goed als geen manuele handelingen meer aan te pas komen. Het zou mooi zijn als we dit in de nabije toekomst met alle leveranciers kunnen realiseren.”

Ervaringen tot dusver

“De implementatie verliep volgens plan en – voor ons heel belangrijk – de samenwerking was goed. De interfacing met MS Dynamics AX blijft lastig, maar dit wordt gelukkig goed opgepakt door Easy Systems. Ook nu de oplossing volledig draait zijn we heel tevreden, we vinden het heel prettig dat we rechtstreeks met de support afdeling contact op kunnen nemen als dat nodig is. De administratie verloopt veel soepeler en door de tijdsbesparing kunnen we op de administratie met twee man minder het werk aan. Deze mensen kunnen nu voor andere nuttige zaken ingezet worden.”

De Morssinkhof Groep verwerkt ca. 10.000 facturen per jaar. De verwerking van de facturen wordt compleet verzorgd door de 6 medewerkers van de financiële afdeling. De overstap naar Easy Invoice heeft de Morssinkhof Groep een besparing op deze afdeling opgeleverd van maar liefst 2 fte.

Purchase to pay automatisering, ook iets voor u?

Laat u adviseren!