Referentieverhaal Rotodyne - Isah & AccountView

Verwerkingstijd inkoopfacturen gehalveerd

Rotodyne Asselbergs is specialist in het ontwerpen, ontwikkelen en produceren van industriële ventilatoren. Rotodyne Asselbergs werkt voor opdrachtgevers in de meest uiteenlopende industriële sectoren zoals o.a. de machinebouw voor de voedingsmiddelenindustrie, marine & off Shore, procestechniek enz.

Download PDF

Tijdrovende handelingen

Voordat Rotodyne gebruik maakte van de oplossing van Easy Systems, was het inboeken van inkoopfacturen een tijdrovende activiteit. “Als relatief kleine organisatie legt dit een behoorlijk beslag op de beschikbare capaciteiten. Capaciteit die zinvoller ingezet kan worden om bij te dragen aan de operatie en/of verkoop. Omdat digitaal factureren steeds meer ingeburgerd raakt en ook leveranciers klaar zijn om hieraan mee te werken, hebben we besloten om op zoek te gaan naar een leverancier die ons kon ondersteunen bij dit proces”, aldus Esther.

Vermindering van de administratieve last

Beoogde resultaten van Rotodyne waren o.a. vermindering van de administratieve last die ontstond door het handmatig invoeren van facturen en het creëren van een overzichtelijker proces van circuleren, controleren en goedkeuren. “Bijkomend voordeel was dat we door de oplossing van Easy Systems min of meer gedwongen werden om de inkooporders vollediger in het ERP pakket te zetten en de ontvangsten te boeken. Dit heeft voor nog meer overzicht gezorgd.”

Koppeling Isah als pluspunt

“Een belangrijk pluspunt bij de keuze voor Easy Systems, was de bewezen koppeling met het ERP-pakket Isah dat we gebruiken. Daarnaast is er in het voortraject uitgebreid de tijd genomen om onze specifieke probleemstelling aan te horen en naar aanleiding hiervan vervolgens een doelgerichte demonstratie te verzorgen.”

Stap voor stap automatiseren

Esther vervolgt: “Het project is erg vlot verlopen en de vooraf beoogde startdatum is gehaald. Om inzicht en vertrouwen te krijgen in de werking van het systeem, hebben we er voor gekozen om in het begin de facturen die digitaal verwerkt werden nog te controleren. Daarna zijn we telkens een stap verder gaan automatiseren (automatisch goedkeuren). De samenwerking gedurende het project is erg prettig verlopen. Vanaf het eerste contact met de accountmanager tot de consultant die de implementatie begeleidde.

Significante tijdsbesparingen

Op de vraag wat het implementeren van Easy Invoice Rotodyne heeft gebracht, reageert Esther:

Door het implementeren van de oplossing van Easy Systems, zijn we nu de helft minder tijd kwijt aan het verwerken van de inkoopfacturen. Wat ons betreft biedt het automatiseren van dergelijke administratieve processen een duidelijke meerwaarde voor de organisatie. We kunnen nu meer tijd besteden aan werkzaamheden die direct bijdragen aan de resultaten van onze organisatie.

Koppeling met Isah en Accountview

Bijzonder aan deze case is dat Rotodyne gebruik maakt van het ERP-pakket Isah in combinatie met het financiële boekhoudpakket Accountview. Isah is een ERP systeem dat door verschillende organisaties, met name in de maakindustrie, gebruikt wordt. Easy Systems is productpartner van Isah en biedt als enige een standaard interface met Isah aan. Een belangrijke voorwaarde voor Rotodyne.

Purchase to pay automatisering, ook iets voor u?

Laat u adviseren!