De 7 voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking
1. Realtime inzicht in de factuurstatus
Door de factuurverwerking te automatiseren met de purchase to pay software van Easy Systems, kun je altijd direct en realtime inzien wat de factuurstatus is. Zo heb je altijd actueel inzicht in de gehele facturenstroom, van openstaande tot reeds betaalde facturen. Zo kun je het gehele factuurverwerkingsproces goed bewaken en staan alle stambestanden centraal opgeslagen in het financiële pakket.
2. Altijd weten waar of bij wie de factuur zich bevindt
Als de verwerking van inkoopfacturen is geautomatiseerd, bewandelt een factuur altijd de vooraf ingestelde route. Hij wordt automatisch meegenomen in de juiste goedkeuringsflow, waardoor hij altijd terecht komt bij de juiste persoon. Elke stap in het factuurverwerkingsproces wordt vastgelegd, waardoor je altijd weet waar of bij wie een factuur zich bevindt en of deze reeds betaald is of niet.
3. Reduceer kosten van factuurverwerking
Door het automatiseren van de factuurverwerking verloopt dit proces veel efficiënter. Hierdoor kan hetzelfde werk vaak door minder personen en in minder tijd worden uitgevoerd. Zo bespaar je een hoop tijd en dus operationele kosten.
Ter illustratie: "We hebben 12 uur per week bespaard door de factuurverwerking te automatiseren. De investering verdient zich hiermee binnen 8 maanden terug", vertelde Nick van Rossum, interim consultant management en advies bij HEMIMEX.
4. Doorlooptijd facturen verkorten
Door de intelligente scanoplossing met automatische factuurherkenning worden alle facturen automatisch ingelezen. De factuurgegevens staan direct op de juiste plek in het systeem. Vervolgens kan de factuur digitaal gecontroleerd en goedgekeurd worden (workflow), waarna de financiële afdeling de factuur betaalbaar stelt en hij automatisch wordt doorgezet.
Doordat dit het gehele verwerkingsproces automatisch verloopt, bespaar je een hele hoop tijd. Daardoor wordt de doorlooptijd van facturen significant verkort. Zo verminderde Lentink de doorlooptijd van gemiddeld 1,5 week naar 1 tot 3 dagen dankzij automatisering.
5. Nooit meer facturen kwijtraken of vergeten
Doordat je te allen tijde kunt inzien waar en bij wie een factuur zich bevindt, raken facturen nooit meer kwijt. Daarnaast krijgen verantwoordelijken automatische herinneringen wanneer facturen nog niet zijn gecontroleerd of goedgekeurd. Zo raakt een factuur nooit meer tussen wal en schip.
6. Minder gevoelig voor fouten
Door het factuurverwerkingsproces te automatiseren en gebruik te maken van OCR (Optical Character Recognition) sofware, minimaliseer je de kans op fouten. De gegevens op de factuur worden automatisch gecontroleerd aan de van het overeenkomende crediteurennummer in de database. Geen onterechte of dubbele betalingen meer!
"Wij moesten van alle facturen kopieën maken. Je kunt je voorstellen dat automatische factuurverwerking ons - buiten het feit dat het efficiënter is - een enorme papierberg scheelt en dus ruimtebesparend is."
Bouwbedrijf Peter Peters over geautomatiseerde factuurverwerking
7. Vind facturen eenvoudig terug
“Een factuur die je 5 jaar geleden hebt ontvangen, heb je binnen 2 tellen op je scherm staan. Dus niet meer zoeken in een stoffig archief”, schetste Arno Bomer, Controller bij Poelmann van den Broek.
Iedere gebruiker bouwt automatisch een digitaal doorzoekbaar en persoonlijk archief op. Met de zoekfunctie kun je direct de gewenste factuur opvragen. Kortom: je bespaart ruimte en kunt alles in een handomdraai terugvinden.
Bonus: Makkelijk te integreren met je ERP-systeem
Easy Systems heeft al twintig jaar ervaring met een breed scala aan ERP-systemen. Zo koppelt onze oplossing voor het purchase to pay proces en automatische factuurverwerking naadloos met Twinfield en Exact Online. Binnenkort volgen koppelingen met Isah en Microsoft Dynamics Business Central.
