De 8 voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking
1. Realtime inzicht in de factuur status
Met Easy Invoice heeft het management altijd direct en real time inzicht in de facturenstroom en de nog openstaande facturen. U heeft altijd actueel inzicht in de reeds betaalde en nog lopende verplichtingen. Hierdoor bewaakt kunt u het proces goed bewaken en heeft u alle stambestanden centraal, binnen het financiële pakket.
2. Meer overzicht en controle
D.m.v. automatische factuurherkenning worden alle velden in Easy Invoice ingevuld. Vervolgens kan de factuur digitaal gecontroleerd en goedgekeurd worden (workflow), waarna de financiële afdeling de factuur betaalbaar stelt en hij automatisch wordt doorgezet. U weet altijd waar of bij wie een factuur zich bevindt en of deze reeds betaald is of niet.
3. Het reduceren van kosten
Door het automatiseren van de factuurverwerking kan hetzelfde werk vaak door minder personen en in minder tijd worden uitgevoerd. Zo bespaart u enerzijds op uw personeelskosten en anderzijds op het papierverbruik. Zo bent u ook nog eens milieuvriendelijk bezig!
4. Geen facturen meer die kwijtraken
Doordat u te allen tijde kunt inzien waar en bij wie een factuur zich bevindt, raken facturen nooit meer kwijt. Verantwoordelijken krijgen automatische herinneringen wanneer er nog facturen zijn die nog niet zijn gecontroleerd en/of goedgekeurd.
5. Tijdsbesparing
Met de intelligente scanoplossing (OCR), gekoppeld aan Easy Invoice, worden digitale facturen automatisch ingelezen en kunnen papieren facturen, na gescand te zijn, ook automatisch worden ingelezen. Hier komen dus geen handmatige handelingen meer aan te pas.
6. Facturen eenvoudig terugvinden
In Easy Invoice heeft iedere gebruiker een persoonlijk digitaal archief waar hij/zij middels een zoekfunctie direct de gewenste factuur kan opvragen. Vind direct de factuur die u zoekt door het gebruik van zoekwoorden.
7. Minder gevoelig voor fouten
Door het proces te automatiseren en gebruik te maken van OCR (Optical Character Recognition) sofware worden het aantal fouten geminimaliseerd. De gegevens op de factuur worden automatisch gecontroleerd a.d.h.v. het overeenkomende crediteurennummer in de database. Geen onterechte en/of dubbele betalingen meer!
8. Archivering / ruimtebesparing
Iedere gebruiker bouwt automatisch een digitaal doorzoekbaar en persoonlijk archief op. Met dit digitale archief bespaart u ruimte, papier en kunt u alles in een handomdraai terugvinden.
9. Bonus: Makkelijk te integreren
Easy Invoice is te integreren met alle financiële- en ordersystemen. Daarnaast is er een keuze uit een aantal standaard integratie templates. Ook een integratie met DMS is mogelijk. Daardoor kost het weinig moeite om het systeem in te zetten.
