Wat is elektronisch factureren?

Als wij organisaties vragen of zij elektronische facturen ontvangen en verzenden, wordt hier vaak instemmend op gereageerd. In de praktijk blijkt men hier echter voornamelijk te doelen op het versturen en ontvangen van pdf bestanden via e-mail. Dit is wat anders dan een elektronische factuur. Elektronische facturen, oftewel ‘e-facturen’ zijn de volgende stap in digitalisering en brengen een grote efficiencyslag met zich mee.

Onder e-factureren wordt verstaan: het elektronisch versturen van facturen door de leverancier en het elektronisch ontvangen en verwerken van deze factuur door de ontvanger. Zoals gezegd is dit wat anders dan het versturen en ontvangen van PDF facturen. Het gaat hier om een gestructureerd digitaal databestand welke direct, zonder tussenkomst van OCR software, door uw ERP / financieel systeem uitgelezen kan worden. Met e-facturatie kan uw bedrijf of instelling veel kosten besparen op een milieuvriendelijke manier.

Er zijn veel voordelen die een elektronische factuur biedt ten opzichte van een PDF-factuur. Een e-factuur kan namelijk direct, zonder extra handelingen, volledig automatisch in uw software ingelezen en verwerkt worden. PDF-facturen vereisen nog diverse handelingen zoals scanning en herkenning en controle door een OCR tool.

Alles over e-facturatie

Verschillende (e-)facturatie mogelijkheden

Voordat we verder gaan op het waarom van een elektronische (XML) factuur, is het wellicht verstandig om even kort aandacht te besteden aan de verschillende manieren waarop organisaties facturen versturen:

  1. Papieren facturen per post;
  2. PDF facturen via e-mail;
  3. XML facturen versturen;
  4. Facturen als pdf én als XML bestand

Een papieren factuur wordt gemaakt, gefrankeerd en verzonden en door de ontvangende partij na ontvangst handmatig in een computersysteem ingevoerd en betaald. Een tweede mogelijkheid is om de papieren factuur na ontvangst in te scannen en met behulp van OCR technologie te ‘lezen’ en te verwerken. Met facturen die als pdf bestand via de e-mail ontvangen worden gebeurt dit ook, zoals in optie 2 aangegeven. In beide gevallen moet er een vertaalslag worden gemaakt. De ontvangen factuur moet worden omgezet naar een digitaal leesbaar bestand (XML) zodat het inlezen in het factuurverwerkingssysteem mogelijk wordt. Daarom zijn optie 3 en/of 4 vaak de meest efficiënte en handige methodes. Toch zijn er nog weinig organisaties die hun facturen als XML bestand versturen.

Elektronisch factureren en XML facturen

Elektronisch factureren is de automatische uitwisseling van facturen tussen het systeem van uw leverancier en uw eigen organisatie. Het uitwisselen van XML facturen, oftewel elektronisch factureren, zorgt voor een snellere verwerking van gegevens, minder fouten, tijd- en kostenbesparingen en is goed voor het milieu.

Wat is een XML factuur?

XML staat voor eXtend Markup Language. Een XML bestand lijkt op HTML maar heeft nuttige structuurkenmerken die ook voor de mens (in plaats van alleen de computer) leesbaar zijn. XML is een open standaard die voor alle vormen van gestructureerde berichtuitwisseling kan worden gebruikt. Om factuurgegevens uit te kunnen wisselen tussen verschillende organisaties dient een elektronische factuur echter aan bepaalde definities te voldoen. Daarom zijn er standaarden voor XML facturen in het leven geroepen, waarvan UBL, eFactura, SETU en fInvoice de bekendste zijn.

Op zich zou het handiger zijn als er maar één standaard was, maar de ene standaard past beter bij een sector dan de andere. Daarom kiest niet iedereen voor dezelfde standaard. In Nederland is UBL de meest populaire standaard, omdat elke Rijksoverheidsinstantie verplicht is tot het accepteren van digitale facturen overeenkomstig de UBL standaard. Ontvangende software kan overigens zonder veel moeite worden uitgebreid met een extra standaard.

Het versturen van elektronische factureren is gemakkelijker dan je denkt en gaat verder dan het scannen van facturen (van papier naar pdf) en het herkennen van pdf facturen d.m.v. OCR technologie. Met behulp van specifieke software kunt u zelfs alle facturen, ongeacht het bestandsformaat (PDF, XML, UBL 2.0) en ongeacht de verzendingswijze (e-mail, FTP, HUB) omzetten in een XML bestand. Met deze software is het mogelijk om zowel verkoopfacturen als XML bestand te versturen als inkoopfacturen te ontvangen en om te zetten naar een werkbaar XML bestand.

E-facturatie besparingen in tijd en geld

Het verwerken van XML facturen heeft als groot voordeel dat de ontvangen (elektronische) facturen rechtstreeks in het factuurverwerkingssysteem te importeren zijn. Dit maakt OCR oplossingen overbodig, wat weer leidt tot hogere efficiëntie en kostenbesparingen. Wanneer je als bedrijf duizenden facturen per jaar verwerkt, valt hiermee absoluut een efficiëntieslag te behalen.

Meer informatie

Wilt u meer informatie over de mogelijkheden die wij bieden op het gebied van e-facturatie, neem dan gerust contact met ons op!

Purchase to pay automatisering, ook iets voor u?

Laat u adviseren!