- Case Study -

Bercomex - Isah & Accountview

Professionalisering van het factuurproces

Download case study

factuurverwerking geautomatiseerd case study Bercomex quote 1200x627

 

Professionalisering van het factuurproces

Met de modernste techniek snijbloemen effectief verwerken en bossen, daarmee helpt Bercomex haar klanten. Dat kan een doeltreffende standaardoplossing zijn maar net zo goed een op maat gemaakt hightechsysteem. Deze verwerkingssystemen zorgen ervoor dat bloemen efficiënter worden verwerkt en er kwaliteitsverbeteringen bereikt kunnen worden, die passen bij een markt die steeds hogere eisen stelt.

De overstap naar digitaal werken

Bercomex heeft ervoor gekozen om de procesvoering verder te professionaliseren met de oplossing van Easy Systems. Voordat Bercomex hier gebruik van ging maken, was er sprake van een papieren proces en werd alles met de hand gedaan. Rob Kuin, business controller en verantwoordelijk voor alle financiële processen en rapportages binnen Bercomex, vertelt: “Gegevens van papieren facturen en PDF facturen werden met de hand overgetikt, uitgeprint en de organisatie in gestuurd en vervolgens in archiefmappen opgeborgen.”

Dit papieren proces leidde in de praktijk nogal eens tot onduidelijkheid. Het was bijvoorbeeld onduidelijk bij wie welke factuur zich bevond en daardoor was het moeilijk om de tijdlijn goed te bewaken.

"Een ander probleem waar we tegenaan liepen, was dat we weinig tot geen inzicht hadden in de financiële status van nog niet ingeboekte facturen. Nu weten we zodra de facturen gescand zijn al welke verplichtingen er nog liggen, waardoor we de liquiditeitsplanning hebben kunnen verbeteren."

Koppeling met Isah

Bercomex was op zoek naar een partij die gedegen ervaring had in het koppelen met Isah als ERP pakket en Accountview als financieel pakket. Easy Systems is product partner van Isah en heeft tevens verschillende klanten waar reeds een koppeling tussen Isah en Easy Invoice is gerealiseerd. Rob vervolgt:

"Daarnaast kon Easy Systems ons zekerheid bieden over het kostenplaatje en de duur van de implementatie. De deadlines zijn ook netjes gehaald. Binnen het afgesproken budget!"

Planning en mijlpalen

Een van de redenen dat Bercomex voor Easy Systems als leverancier heeft gekozen, was de strakke planning voor de implementatie. “Hierover zijn we zeer tevreden. De initiële planning is exact zoals beloofd uitgevoerd en gehaald. We hebben tijdens het project nog wel een aantal extra rapportages in laten bouwen, omdat onze wensen verder gingen dan de standaard rapportages in Easy Invoice. Ook bleken we meer licenties nodig te hebben dan we vooraf hadden gedacht. Hier zijn we echter prima samen uitgekomen.”

Als tip voor andere bedrijven die klaar zijn om de overstap naar digitale factuurverwerking te maken, geeft Rob Kuin aan: “Zorg dat je vooraf duidelijk weet hoe je proces loopt en welke verbeteringen je precies voor het oog hebt. Dit voorkomt onduidelijkheden bij beide partijen en zorgt voor een soepele en snelle implementatie.”

Behaalde resultaten

“Ons doel was niet zozeer om te besparen op arbeid. Het ging ons vooral om een stuk digitalisering en een geautomatiseerde workflow. Prettige bijkomstigheid is wel dat we nu 15% meer facturen verwerken in dezelfde tijd.” Andere belangrijke resultaten / pluspunten die Rob noemt zijn:

  • Meer controle over het proces en daardoor een duidelijke kwaliteitsverbetering;
  • Het snel en gemakkelijk terugzoeken van facturen;
  • De mogelijkheid tot het instellen en toekennen van autorisatie limieten;
  • Digitaal inzicht in alle facturen voor alle budgethouders. Dit heeft gezorgd voor een betere inhoudelijke controle van de facturen;
  • Meer inzicht in de details; wat wordt er bij welke crediteur besteld;
  • Externe controle (door de accountant) is zeer versimpeld.

"Een belangrijk pluspunt dat we nu meer inzicht hebben in de liquiditeitsbegroting, waardoor we hier makkelijk op kunnen sturen."

De samenwerking met Easy Systems

“De samenwerking met Easy Systems is prima verlopen. We zijn goed geadviseerd in de aanloop naar het project en tijdens de implementatie. Een belangrijke meerwaarde is wat mij betreft dat Easy Systems haar afspraken nakomt. Zoals vooraf afgesproken is het project binnen de deadline en het budget gerealiseerd. Een goede samenwerking tussen Easy Systems en onze ERP leverancier Isah heeft hier zeker aan bijgedragen.”

“Ik zou een dergelijk traject met Easy Systems als leverancier dan ook zeker aanraden. Helemaal als je net als ons met Isah werkt!”

Gerelateerde content